MENU

Hoe moet een aanbesteder omgaan met gebrekkige inschrijvingen?

Fouten maken is menselijk. Waar aanbesteders fouten maken, maken ook inschrijvers fouten. Zo wordt bijvoorbeeld een inschrijving soms te laat ingediend of vergeet een inschrijver een jaarrekening aan zijn inschrijving toe te voegen.

Mag een gebrekkige inschrijving worden hersteld?

In principe mogen eenmaal ingediende inschrijvingen niet meer worden gewijzigd. Het gelijkheids- en  transparantiebeginsel verzetten zich tegen de wijziging of aanvulling van een inschrijving. Toch mag een aanbesteder onder omstandigheden een inschrijver de mogelijkheid bieden om zijn inschrijving aan te passen. Dit is slechts toegestaan als de wijziging / aanpassing er niet toe leidt dat er in werkelijkheid een nieuwe inschrijving wordt gedaan. Dat betekent dat een inschrijving niet “inhoudelijk” mag worden gewijzigd. Daarnaast mag een inschrijving niet worden aangepast als de aanbesteder in de aanbestedingsdocumenten het specifieke gebrek met uitsluiting heeft gesanctioneerd.

Hieronder verschillende situaties waarin een aanbesteder kan toestaan om een inschrijver een fout te laten herstellen. 

Een kennelijke materiële fout

Een aanbesteder mag een inschrijver de mogelijkheid bieden om een kennelijke materiële fout te herstellen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat een aanbesteder heeft geëist dat een inschrijving op drie verschillende wijzen wordt ingediend, maar de inschrijver de inschrijving slechts op twee van de drie wijzen heeft ingediend. Ook is het mogelijk dat een inschrijver is vergeten een jaarrekening aan zijn inschrijving toe te voegen. Een vereiste is wel dat vastgesteld kan worden dat de later ingediende stukken dateren van voor het einde van de inschrijvingstermijn. Bij een jaarrekening zal dat vaak geen probleem zijn.

Een eenvoudige precisering

Daarnaast mag een aanbesteder een inschrijver de mogelijkheid bieden zijn inschrijving te verbeteren als de aanpassing slechts een eenvoudige precisering betreft. Zo kunnen verschrijvingen worden aangepast als uit de context duidelijk blijkt wat de inschrijver eigenlijk bedoelde. 

Een voorbeeld:
De inschrijver diende in een prijzenblad zowel de (vooraf door de aanbesteder aangegeven) hoeveelheden als de prijs op te geven. De inschrijver had bij de hoeveelheid per ongeluk 500 in plaats van 2500 genoteerd. Zijn prijs was ook gebaseerd op 500 stuks. De aanbesteder heeft de inschrijver de mogelijkheid geboden om zijn inschrijving aan te passen. De inschrijver heeft vervolgens de juiste hoeveelheid opgenomen en zijn prijs (ook) vervijfvoudigd. Dit leidde niet tot een inhoudelijke wijziging. De eenheidsprijs was namelijk hetzelfde gebleven.

Storing op TenderNed

Het is mogelijk dat een of meer inschrijvers niet in staat zijn geweest om hun inschrijving in te dienen door een storing op TenderNed kort voor het sluiten van de inschrijftermijn. In een dergelijke situatie kan de aanbesteder de inschrijftermijn verlengen. Dat is slechts mogelijk indien de aanbesteder nog geen enkele inschrijving heeft geopend. De aanbesteder is in principe niet verplicht om de inschrijftermijn te verlengen. 

Aan welke formaliteiten dient een aanbesteder zich te houden?

Een aanbesteder mag een inschrijver pas verzoeken om zijn inschrijving aan te passen nadat hij kennis heeft genomen van alle inschrijvingen. Het verzoek tot aanpassing dient alle gebreken van de inschrijving te beslaan. Een inschrijver kan niet afgewezen worden op basis van gebreken waarop het verzoek geen betrekking had. Ten slotte dienen alle inschrijvers die in een vergelijkbare situatie verkeren dezelfde mogelijkheden te worden geboden.

Is de aanbesteder verplicht om een inschrijver de mogelijkheid te bieden om zijn inschrijving aan te passen?

Het Europese Hof heeft uitdrukkelijk gesteld dat een aanbesteder niet verplicht is om een inschrijver de mogelijkheid te bieden zijn inschrijving aan te passen. In de nationale jurisprudentie heerst verdeeldheid. Sommige rechtbanken en gerechtshoven volgen de rechtspraak van het Europese Hof.[1] Andere rechtbanken en gerechtshoven komen tot de conclusie dat aanbesteders bij minder ernstige gebreken  gehoudenzijn om de inschrijver de mogelijkheid te bieden zijn inschrijving aan te passen.[2]

Relevante jurisprudentie:


[1] Zie bijvoorbeeld: Hof Arnhem-Leeuwarden 11 november 2014, ECLI:NL:GHARL:2014:8646.

[2] Zie bijvoorbeeld: Rb. Zeeland-West-Brabant 18 november 2015, ECLI:NL:RBZWB:2015:7308 en Hof Den Haag 23 juni 2015, ECLI:NL:GHDHA:2015:1588.

© 2020 RWV