Algemene voorwaarden van toepassing verklaren

Als ondernemer sluit je regelmatig overeenkomsten. In deze overeenkomst (bijvoorbeeld een offerte of contract) staan vaak alleen de hoofdafspraken, zoals prijs, levering en betaling. Juist daarom zijn algemene voorwaarden belangrijk. Daarin regel je de terugkerende afspraken die snel tot discussie kunnen leiden als er niets over is geregeld, zoals garanties, aansprakelijkheid en betalingstermijnen. Maar die algemene voorwaarden beschermen je alleen als ze ook echt gelden voor de overeenkomst. Dat bereik je door je algemene voorwaarden op tijd, duidelijk en aantoonbaar van toepassing te verklaren.

Ook als je een goede set algemene voorwaarden hebt, betekent dat niet automatisch dat je hierop kunt terugvallen. In de praktijk gaat het nog vaak mis omdat de algemene voorwaarden niet goed zijn verstrekt of niet duidelijk van toepassing zijn verklaard. Algemene voorwaarden zijn alleen van toepassing als je ze op de juiste manier onderdeel maakt van de overeenkomst. Daarvoor zijn drie stappen belangrijk:

1. Je verwijst duidelijk naar je voorwaarden;
2. De andere partij aanvaardt ze; en
3. Je geeft die partij vooraf een redelijke kans om ze te lezen.

1. Verwijs duidelijk naar je voorwaarden

Een korte verwijzing onderaan je briefpapier is meestal niet genoeg. Je moet de toepasselijkheid van je algemene voorwaarden duidelijk opnemen in documenten die vóór het sluiten van de overeenkomst worden gebruikt zoals in je offerte, opdrachtbevestiging of digitale correspondentie. 

Een praktische formulering is bijvoorbeeld:

“Op al onze aanbiedingen, overeenkomsten en overige rechtsbetrekkingen zijn de algemene voorwaarden van [bedrijfsnaam] van toepassing. De algemene voorwaarden zijn als bijlage bij deze overeenkomst gevoegd en te raadplegen via [link].

2. Zorg voor duidelijke aanvaarding

Algemene voorwaarden moeten tussen partijen zijn overeengekomen. Dat betekent dat jouw klant of contractpartij de toepasselijkheid moet aanvaarden. Dat kan uitdrukkelijk, bijvoorbeeld met een handtekening of akkoord per e-mail. 

Stilzwijgende aanvaarding is ook mogelijk: bijvoorbeeld wanneer de wederpartij akkoord gaat met je offerte en niet protesteert tegen je algemene voorwaarden, mits die voorwaarden duidelijk van toepassing zijn verklaard én correct ter hand zijn gesteld. 

Daar kleven echter wel risico’s aan. Met name in B2C-verhoudingen kan een rechter streng toetsen. Je moet dan kunnen bewijzen dat de algemene voorwaarden daadwerkelijk zijn verstrekt (bijvoorbeeld als bijlage, pdf of via een klikbare link vóór het plaatsen van de bestelling). 

De voorkeur gaat daarom uit naar een uitdrukkelijke aanvaarding van de algemene voorwaarden, zeker bij B2C.

3. Stel voorwaarden op tijd ter hand

Daarnaast moet je de andere partij vóór het sluiten van de overeenkomst een redelijke kans geven om de voorwaarden te lezen. Dat heet ter hand stellen. Je stuurt de voorwaarden bijvoorbeeld mee met de offerte, voegt ze als bijlage toe of biedt ze online aan als downloadbare pdf. 

Het moment is cruciaal. In veel gevallen komt een overeenkomst tot stand zodra de andere partij jouw aanbod accepteert. Stuur je de voorwaarden pas daarna mee, bijvoorbeeld bij de factuur, dan is dat meestal te laat. 

Je kunt de voorwaarden op verschillende manieren verstrekken. Denk aan:

• meesturen met de offerte;
• opnemen als bijlage bij de overeenkomst;
• afdrukken op de achterkant van je offerte;
• per e-mail meesturen als bijlage;
• aanbieden via een duidelijke link of downloadknop bij een online overeenkomst.

Wijs de andere partij er ook duidelijk op dat de voorwaarden zijn meegestuurd of op de achterkant van de offerte staan. Vraag bij voorkeur om een schriftelijke bevestiging of een getekend exemplaar retour.

Als de andere partij later zegt dat zij je algemene voorwaarden niet heeft ontvangen, ligt het bewijs bij jou. Jij moet dan aantonen dat je aan je informatieplicht hebt voldaan. 

Daarom is alleen “we sturen ze altijd mee” vaak niet sterk genoeg. Maak het controleerbaar. Vermeld in de offerte of overeenkomst dat de voorwaarden zijn meegestuurd en dat de contractpartij verklaart ze te hebben ontvangen. 

Een praktische aanpak is: stuur de voorwaarden mee met de offerte en laat de klant schriftelijk akkoord geven. Of neem in de overeenkomst een duidelijke ontvangstverklaring op. Zo verklein je de kans op discussie achteraf.

Doe je zaken met een professionele partij? Dan gebruikt die partij vaak ook eigen algemene voorwaarden. Dat kan leiden tot een “battle of forms”: beide partijen verwijzen naar hun eigen voorwaarden. 

In Nederland geldt als uitgangspunt de first shot-rule. Dat betekent dat de voorwaarden gelden van de partij die als eerste naar haar algemene voorwaarden verwijst. Dit verandert als de andere partij die voorwaarden uitdrukkelijk afwijst. 

Let dus goed op reacties van je contractpartij. Wijst de ander jouw voorwaarden af en verklaart die partij eigen voorwaarden van toepassing? Protesteer daar dan duidelijk tegen. Doe je dat niet, dan kan de laatste verwijzing leidend worden.

Als beide partijen de algemene voorwaarden van elkaar afwijzen, dan zijn beide niet van toepassing.

Verstrek je je algemene voorwaarden niet, niet goed of te laat? Dan kan de andere partij je voorwaarden vernietigen. Dat betekent dat je geen beroep meer doet op die voorwaarden of op een belangrijke bepaling daaruit. 

Dat risico is groot als het gaat om bepalingen waar je juist op rekent bij een conflict. Denk aan betaling, garantie, aansprakelijkheid of andere afspraken die jouw positie beschermen. 

Grote ondernemingen vormen hierop een uitzondering. Een grote onderneming kan je voorwaarden vaak niet zomaar vernietigen wegens schending van de informatieplicht als zij een jaarrekening moet publiceren en meer dan 50 werknemers heeft. Toch blijft zorgvuldig verstrekken verstandig. In sommige gevallen kan zo’n partij namelijk alsnog een beroep doen op redelijkheid en billijkheid.

Algemene voorwaarden werken pas echt goed als ze passen bij je onderneming. Standaardteksten sluiten vaak niet goed aan op hoe je verkoopt, levert, inkoopt of betaald krijgt. 

Onze ondernemingsrecht advocaten helpen ondernemers met het opstellen, controleren en toepassen van algemene voorwaarden. We kijken niet alleen naar de tekst zelf, maar ook naar de manier waarop je de voorwaarden gebruikt in offertes, contracten, e-mails en online processen. 

Wil je weten of jouw algemene voorwaarden rechtsgeldig van toepassing zijn? Of wil je nieuwe voorwaarden laten opstellen die aansluiten bij je bedrijfsactiviteiten? Neem contact op met mij of een van de andere ondernemingsrecht advocaten voor advies over jouw situatie.