MENU

Aanbesteding; hou het simpel!
12-02-2014

Het verschil tussen winnen en verliezen van een aanbestedingsprocedure ligt vaak in de kleinste details. Wat kunt u als ondernemer doen om een aanbesteding te winnen?

Kijk altijd goed welke vereisten de aanbestedende dienst aan het te leveren product of de te leveren dienst stelt. Zijn deze vereisten duidelijk, precies en ondubbelzinnig, of betreffen het “containerbegrippen” waar nagenoeg alles onder kan worden geschaard? Neem niets aan. Lees wat er in het bestek staat en - vooral - niet wat er niet staat!

Als op verschillende wijzen aan een gesteld vereiste kan worden voldaan, stel daarover dan vragen. Als duidelijk is dat een andere - goedkopere - wijze ook is toegestaan, dan kunt u die wijze in principe toepassen. Zorg dat uw inschrijving dus precies is toegespitst op de wensen van de aanbestedende dienst. Bied niet een snelle levertermijn aan als dat niet wordt gevraagd. Bied niet een bepaalde garantie aan als dat niet wordt gevraagd. Bied niet aan de transportkosten te betalen als dat niet hoeft. Het schrappen van ongevraagde “service” zal tot een lagere kostprijs leiden en daarmee u als ondernemer de mogelijkheid geven een interessanter aanbod te doen.

Het belang van deze tips blijkt maar weer eens uit een recent vonnis van de Voorzieningenrechter van de Rechtbank Gelderland.

Wat is er aan de hand?

Een ziekenhuis heeft een zogenaamde Europese Openbare aanbestedingsprocedure uitgeschreven. De winnaar van de procedure mag de aankomende vijf jaar medische apparatuur leveren. De geschatte waarde van deze opdracht ligt rond de € 700.000,-. In het document waarin de gewenste soort medische apparatuur wordt beschreven (het zogenaamde “bestek”) heeft het ziekenhuis opgenomen dat de te leveren medische apparatuur dient te beschikken over een “instelbaar” stijfheidsmechanisme. Daarmee doelend op een mogelijkheid de stijfheid c.q. flexibiliteit in te stellen.

Een aantal partijen heeft zich ingeschreven. Na het uitvoeren van een aantal testen en het vergelijken van de inschrijvingen, wil het ziekenhuis de opdracht gunnen aan de laagste inschrijver.

De medische apparatuur van de “winnaar” is weliswaar tegen de laagste prijs ingeschreven, maar beschikt niet over een variabel instelbaar stijfheidsmechanisme, zoals vereist in het bestek.

De prijs van de “winnaar” was - kennelijk – echter zodanig interessant voor het ziekenhuis dat zij haar wens omtrent de stijfheidsinstelling heeft laten varen.

Waarom mag de aanbestedende dienst dit niet doen?

Door genoegen te nemen met een product dat niet voldoet aan de in het bestek opgenomen vereisten heeft het ziekenhuis de (spel)regels tijdens de aanbestedingsprocedure aangepast. Aldus wordt het gelijkheidsbeginsel overtreden. Dat is in strijd met de Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsreglement 2012.

Wat hebben wij gedaan?

Onze cliënte was één van de inschrijvers. Namens cliënte hebben wij een kort geding aangespannen bij de voorzieningenrechter. De “winnaar” heeft tegen een lagere prijs kunnen inschrijven doordat zij niet de kosten heeft gemaakt voor het onderzoek en de ontwikkeling van een stijfheidsmechanisme. Logischerwijs heeft de “winnaar” daardoor een concurrentievoordeel, hetgeen mede de lagere inschrijfprijs verklaart.

Cliënte heeft de voorzieningenrechter daarom verzocht het ziekenhuis te gebieden de opdracht in ieder geval niet aan de voorlopige “winnaar” te gunnen. De voorzieningenrechter heeft cliënte daarin gelijk gegeven. Het ziekenhuis dient een nieuwe aanbestedingsprocedure op te starten. 

Hoe kan RWV Advocaten u tijdens de inschrijvingsfase helpen?

Dankzij onze ervaring met talloze bestekken interpreteren wij met u de vereisten van het bestek. Wij helpen u de juiste vragen te stellen, wij helpen u zo slim mogelijk in te schrijven en rekenen voor welke -extra- punten daarmee te verdienen zijn. Onze variabele kosten verdient u terug. Het gaat ons erom dat u scoort!

Oorspronkelijke auteur: mr. A.H. (Alexander) Klein Hofmeijer. Niet meer werkzaam bij RWV Advocaten sinds 1 september 2017

© 2022 RWV