Iedereen heeft recht op vakantie, maar wat gebeurt er als jouw werknemer zijn vakantiedagen niet opneemt? Vindt dan verval of verjaring van vakantiedagen plaats – en wat is eigenlijk het verschil daartussen? De kern van het antwoord ligt in jouw rol als werkgever. Want wettelijke vakantiedagen kunnen alleen vervallen als jij aan je zorg- en informatieplicht voldoet. Dat betekent dat je werknemers actief moet informeren én stimuleren om vakantiedagen op te nemen. Doe je dat niet, dan blijven opgebouwde wettelijke vakantiedagen gewoon bestaan – met alle (financiële) gevolgen van dien.

Wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen: hoe zit het ook alweer?

Wettelijke vakantiedagen zijn de vakantiedagen waar een werknemer op basis van de wet minimaal recht op heeft: vier keer het aantal uren dat iemand per week werkt (bijvoorbeeld 20 dagen bij een fulltime dienstverband). Alles wat daarboven komt, zijn bovenwettelijke vakantiedagen. Voor het vervallen van wettelijke vakantiedagen geldt een korte termijn van zes maanden. Voor de verjaring van bovenwettelijke vakantiedagen geldt juist een langere termijn van vijf jaar, tenzij er andere afspraken zijn gemaakt.

Wanneer vervallen wettelijke vakantiedagen?

Volgens de wet vervallen wettelijke vakantiedagen dus zes maanden na het einde van het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Dus: vakantiedagen die je in 2025 opbouwt, vervallen op 1 juli 2026. Maar dat geldt alléén als de werknemer ook daadwerkelijk in staat was om die dagen op te nemen. 

Werknemer niet in staat om wettelijke vakantiedagen op te nemen?

Was jouw werknemer redelijkerwijs niet in staat om zijn wettelijke vakantiedagen op te nemen, dan vervallen de wettelijke vakantiedagen van jouw werknemer niet, maar geldt een verjaringstermijn (die ook geldt voor bovenwettelijke vakantiedagen) van vijf jaar. 

Het gaat dan om gevallen waarbij jouw werknemer vanwege medische redenen (bijvoorbeeld bij langdurige ziekenhuisopname) niet in staat was zijn vakantiedagen op te nemen. Of in verband met bijzondere omstandigheden. Denk hierbij aan de situatie waarin jouw werknemer (telkens) geen vakantie mag opnemen vanwege drukte binnen jouw bedrijf. 

Zorg- en informatieverplichting bij vervallen van wettelijke vakantiedagen

Maar er is nog een belangrijke voorwaarde: jouw werknemer moet redelijkerwijs de kans hebben gehad om zijn wettelijke vakantiedagen op te nemen. Hierover zijn duidelijke uitspraken gedaan door het Europese Hof van Justitie, waarin ook wordt benoemd dat er in dit verband een zorg- en informatieverplichting op de werkgever rust. 

Deze verplichting gaat niet zo ver dat de werkgever de werknemer moet verplichten op vakantie te gaan, maar de werkgever moet de werknemer wel actief en duidelijk informeren over zijn vakantierechten én aansporen om voldoende op vakantie te gaan. 

Dat betekent dat je als werkgever niet achterover mag leunen, maar:

  • Jouw werknemer tijdig en helder moet informeren over het verlofsaldo;
  • Duidelijk moet maken dat dagen komen te vervallen als ze niet op tijd worden opgenomen;
  • En waar nodig jouw werknemer moet aanmoedigen om vakantie te plannen.

Alleen registreren van het verlofsaldo is dus niet genoeg. Je moet ook kunnen aantonen dat je je werknemer hierover hebt geïnformeerd én gestimuleerd hebt om vrij te nemen. Doe je dit als werkgever niet? Dan vervallen de wettelijke vakantiedagen niet, zelfs niet als de wettelijke termijn van zes maanden is verstreken. 

Geen verval én geen verjaring van wettelijke vakantiedagen

Voldoe je niet aan deze zorg- en informatieplicht, dan vervallen de niet-opgenomen wettelijke vakantiedagen dus niet. Zoals hierboven beschreven, zou dan een verjaringstermijn van vijf jaar moeten gelden. Onze wet kent hier geen uitzonderingen op. Tenzij de werknemer de verjaringstermijn stuit, zouden de wettelijke vakantiedagen dus verjaren en raakt de werknemer alsnog zijn vakantiedagen kwijt.  

Al eerder oordeelde het hof dat dit in strijd is met Europese wetgeving (de Arbeidstijdenrichtlijn) en rechtspraak. Volgens het hof moet daarom de verjaringstermijn buiten toepassing worden gelaten als een werkgever niet heeft voldaan aan zijn zorg- en informatieplicht. 

Onze Hoge Raad heeft deze uitspraak van het hof bekrachtigd en geoordeeld dat ook voor de verjaringstermijn de zorg- en informatieplicht geldt. Voldoet de werkgever daar niet aan, dan kan geen beroep worden gedaan op verjaring van deze (wettelijke) vakantiedagen. 

Het is dus aan jou als werkgever om jouw werknemers herhaaldelijk te wijzen op het vervallen van zijn vakantiedagen bij niet tijdige opname ervan. Daarnaast moet je kunnen aantonen dat je dit ook daadwerkelijk hebt gedaan. Doe je dat namelijk niet, dan komen deze vakantiedagen dus niet te vervallen én verjaren deze dagen niet.

Zorg- en informatieplicht in de praktijk: zo geef je er invulling aan!

vakantieplanning

Deze uitspraken zijn glashelder: je moet als werkgever actief aan de slag met vakantieplanning. Alleen registreren is niet genoeg. Dus:

  • Informeer jouw werknemers op individuele basis, liefst meerdere keren per jaar, over hun openstaande vakantiedagen én wanneer die vervallen.
  • Moedig aan om verlof op te nemen. Je hoeft niet te dwingen, maar wel zichtbaar stimuleren.
  • Leg het vast. Zorg dat je kunt bewijzen dat je dit hebt gedaan. Bijvoorbeeld via e-mail, het HR-systeem of een notitie in het personeelsdossier.
  • Bespreek het regelmatig, bijvoorbeeld in functionerings- of voortgangsgesprekken.

Weigert een werknemer ook dan zijn vakantiedagen op te nemen, ga dan hierover met de werknemer in gesprek en leg dit gesprek schriftelijk vast. 

Heb je vragen over jouw zorg- en informatieplicht bij het vervallen of verjaren van vakantiedagen?

De rode draad in deze regels is duidelijk: de verantwoordelijkheid verschuift van formeel registreren naar actief zorgen voor rust en herstel. Vakantie is geen extraatje, maar een fundamenteel onderdeel van goed werkgeverschap. 

Oftewel: vakantie is geen bijzaak, maar hoofdzaak. 

Heb je vragen over het vervallen en verjaren van vakantiedagen? Of hulp nodig bij het opstellen van een vakantieregeling? Neem gerust contact op met mij of een van de andere arbeidsrecht advocaten. We helpen je graag verder.