Denk als start-up aan een goede administratie!
Het bijhouden van de bedrijfsadministratie is voor veel ondernemers niet hun favoriete bezigheid. Toch is het voor jou als start-up erg belangrijk om hier direct mee te beginnen en een goede administratie op te zetten en bij te houden. Waar moet je op letten en wat zijn de belangrijkste punten? Omdat je waarschijnlijk andere dingen aan je hoofd hebt, hebben we een aantal handige tips voor je verzameld. Lees snel verder!
een goede administratie
Elke ondernemer moet een zakelijke administratie bijhouden. Dit lijkt misschien vanzelfsprekend, maar het is cruciaal om zorgvuldig met je administratie om te gaan. Door het hebben van een overzichtelijke administratie en hier ook zorgvuldig mee om te gaan, krijg je beter inzicht in je inkomsten en uitgaven. Hiermee voorkom je veel gedoe en stress achteraf en ben je beter voorbereid op mogelijke financiële tegenslagen.
Daarnaast stelt ook de Belastingdienst enkele eisen aan jouw administratie. Zo heb je bijvoorbeeld een bewaarplicht van zeven jaar. Bovendien zijn er verschillende aftrekposten voor ondernemers die fiscale voordelen met zich mee kunnen brengen, maar hiervoor moet je dan wel voldoen aan een bepaald urencriterium. Om er zeker van te zijn dat je aan deze eisen voldoet, is het bijvoorbeeld handig om je uren bij te houden in een urenadministratie.
Maar wat is eigenlijk je administratie?
Het is meer dan alleen je boekhouding, waarin bijvoorbeeld facturen en bankmutaties worden bijgehouden. Zo omvat je administratie ook je adressenboekje, agenda, accounts, wachtwoorden, etc.
Tip: Als je klantgegevens verwerkt in je administratie, houd dan - tijdens deze verwerking - rekening met de Europese privacywetgeving (AVG).
eigen boekhouding doen
of uitbesteden?
Als je liever je tijd besteedt aan dingen waar je echt energie van krijgt in plaats van aan administratieve taken, overweeg dan om een boekhouder in te schakelen. Door je boekhouding uit te besteden, bespaar je tijd en hoef je je minder te verdiepen in complexe fiscale zaken zoals btw-aangifte en afschrijving van bedrijfsmiddelen. Bovendien profiteer je vaak maximaal van belastingvoordelen. Ben je van plan een boekhouder in te schakelen maar weet je niet waar te beginnen? Wij werken regelmatig samen met boekhouders, zowel binnen als buiten Leiden, en we kunnen je zeker adviseren bij het maken van een keuze.
Kies voor een boekhoudpakket met koppeling
Boekhouder of niet, het is altijd handig om te kiezen voor een boekhoudpakket en boekhoudkoppeling. Hiermee worden je betalingen en inkomsten gekoppeld, wat zorgt voor snel en eenvoudig overzicht in je administratie. Dit bespaart jou of je boekhouder kostbare tijd.
Gevolgen geen (goede) administratie
Is je administratie niet volledig of bewaar je de administratie niet lang genoeg? Dan kan dat - buiten dat dit veel stress oplevert - ook vervelende gevolgen hebben.
In dat geval zal de Belastingdienst bijvoorbeeld zelf jouw omzet en winst schatten en de verschuldigde belasting berekenen. Als je het daarna niet eens met de berekening, dan moet je zelf aantonen dat de berekening onjuist is. Dit wordt 'omkering van bewijslast' genoemd. Bovendien mis je zonder goede administratie de mogelijkheid om gebruik te maken van belastingvoordelen, zoals de kleineondernemersregeling voor de btw of investeringsaftrek voor de inkomstenbelasting.
Als start-up ben je daarnaast wettelijk verplicht om een nauwkeurige btw-aangifte in te dienen en deze is grotendeels gebaseerd op je financiële administratie. Zonder administratie kan je deze dus niet (correct) invullen, waardoor je het risico loopt dat de Belastingdienst jou hiervoor een boete op zal leggen.
Ga je onverhoopt failliet en wil je niet aansprakelijk worden gesteld, zorg dan ook dat je administratie op orde is
Bestuurdersaansprakelijkheid
Stel dat het onverhoopt misgaat, jouw start-up niet het gat in de markt blijkt te zijn en je onverhoopt failliet gaat, dan wil je ook dat jouw administratie op orde is!
Bij een faillissement doet de aangestelde curator altijd een onderzoek naar de oorzaken van het faillissement. In het geval van kennelijk onbehoorlijk bestuur kan de curator jou als bestuurder persoonlijk aansprakelijk stellen. Slaagt de curator in deze aansprakelijkstelling, dan ben je aansprakelijk voor het tekort in het faillissement.
Als de curator jou aansprakelijk wil stellen, dan ligt in principe de bewijslast bij de curator. De curator heeft echter van de wetgever twee bewijsvermoedens gekregen. Er is sprake van kennelijk onbehoorlijk bestuur als:
- de administratie niet aan de wettelijke vereisten voldoet, of
- de jaarrekeningen niet tijdig zijn gedeponeerd,
Er wordt in dat geval vermoed dat dit een belangrijke oorzaak van het faillissement kan zijn. Je hebt als bestuurder vervolgens slechts als enige mogelijkheid aan te tonen dat er een andere oorzaak is dat tot het faillissement heeft geleid.
Ook in dat geval wil je dus dat de administratie aan alle eisen voldoet!
CHECK, CHECK, DUBBELCHECK! DOWNLOAD ONZE CHECKLIST VOOR START-UPS
Ben jij klaar om jouw ondernemersdroom een waar succes te maken? Laat ons je helpen bij de eerste stappen! Wij stelden voor jou een handige checklist op om het je gemakkelijk te maken, het overzicht te bewaren en niets te vergeten. Uiteraard staat in deze checklist ook het belang van een goede administratie vermeld, maar bijvoorbeeld ook het kiezen van de juiste rechtsvorm voor je start-up, het (laten) opstellen van algemene voorwaarden en meer.
Meer weten over het bijhouden van een goede administratie?
Wil je meer weten over het beginnen van een start-up en over wat hierbij komt kijken, zoals het bijhouden van een goede administratie? Of zoek je een goede boekhouder? Wij helpen je graag. Neem gerust contact op met mij of een van de andere ondernemingsrecht advocaten.
