Rechten van betrokkenen bij AVG-verzoek

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft betrokkenen krachtige rechten als het gaat om hun persoonsgegevens. Verwerk je als organisatie dus persoonsgegevens van een natuurlijk persoon, dan moet je rekening houden met deze rechten. Voor jouw organisatie betekent dit een belangrijke verantwoordelijkheid: je moet de rechten respecteren en verzoeken snel en op de juiste wijze afhandelen zodra iemand hier gebruik van maakt.

Hiervoor is het van belang dat je weet hoe je moet handelen op het moment dat een betrokkene zijn rechten uitoefent en is het belangrijk dat jouw organisatie de systemen en processen op orde heeft om deze verzoeken efficiënt en binnen de wettelijke termijn af te kunnen handelen. Onze privacyrecht advocaten helpen je hier graag bij.

BELANGRIJKSTE AVG RECHTEN VAN BETROKKENEN

Onder de AVG heeft een betrokkene een aantal rechten die hij kan uitoefenen tegen jouw onderneming als je zijn persoonsgegevens verwerkt. Welke rechten heeft de betrokkene?

1. Recht op inzage AVG

Betrokkenen hebben het recht om te weten welke persoonsgegevens een organisatie van hen verwerkt. Ook hebben ze recht op informatie over het gebruik van de gegevens. Dit zodat de betrokkenen kunnen controleren of de persoonsgegevens die van hen verwerkt kloppen en of hun persoonsgegevens wel op de juiste manier worden verwerkt. Meestal doet jouw organisatie voldoende wanneer je een overzicht verstrekt van alle persoonsgegevens van de betrokkene die het verzoek doet. Daarnaast moet uw organisatie dus ook allerlei informatie over het gebruik van de gegevens verstrekken.

2. Recht op rectificatie

Als de persoonsgegevens die je verwerkt onjuist of onvolledig zijn, hebben betrokkenen het recht om deze te laten corrigeren. Dit geldt zowel voor feitelijke onjuistheden als voor onvolledige gegevens die niet aan het doel van de verwerking voldoen. Let op: betrokkenen kunnen gegevens dus niet laten corrigeren als zij het niet eens zijn met een indruk, mening of conclusie van jouw organisatie of een van jouw medewerkers.

3. Recht op gegevenswissing (‘recht om vergeten te worden’)

Soms ben je als organisatie verplicht om persoonsgegevens te verwijderen als een betrokkene daarom vraagt. Dit is niet altijd het geval. Betrokkenen kunnen je verzoeken om hun persoonsgegevens te verwijderen:

wanneer deze niet langer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel van verwerking;
de verwerking gebaseerd is op toestemming en de betrokkene die toestemming intrekt;
de wettelijke regels niet worden nageleefd bij het verwerken of de verwerking is onrechtmatig;

4. Recht op beperking van verwerking

In bepaalde situaties kunnen betrokkenen vragen om de verwerking van hun gegevens tijdelijk te stoppen of te beperken, bijvoorbeeld als zij de juistheid van de gegevens betwisten of bezwaar maken tegen de verwerking. In deze periode mag je de gegevens alleen bewaren en niet verder verwerken.

5. Recht om gegevens over te laten dragen (dataportabiliteit)

Betrokkenen hebben in bepaalde situaties het recht om hun persoonsgegevens die digitaal worden verwerkt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen, zodat zij deze gemakkelijk kunnen overdragen aan een andere organisatie. Dit recht geldt dus niet altijd. Ook zijn er voorwaarden aan dit recht verbonden.

6. Recht van bezwaar

Betrokkenen hebben in twee situaties het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van hun gegevens. Onder voorwaarden kunnen betrokkenen vanwege hun specifieke situatie bezwaar maken tegen het gebruik van hun persoonsgegevens. Ook kan dit recht gebruikt worden bij direct marketing. Je moet bij ontvangst van een terecht bezwaar de verwerking stopzetten.

7. Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Betrokkenen hebben het recht om niet uitsluitend aan geautomatiseerde besluitvorming te worden onderworpen wanneer dit besluit gevolgen voor hen heeft. Zij kunnen dus vragen om het besluit opnieuw te nemen met menselijke tussenkomst en uitleg over het besluit.

8. Recht op informatie

Zowel als betrokkenen verplicht zijn om hun gegevens af te staan als wanneer zij er zelf voor kunnen kiezen hun persoonsgegevens van jouw organisatie te delen, hebben de betrokkenen recht op informatie. Verwerkt jouw organisatie persoonsgegevens dan moet je aan de betrokkenen laten weten wat je met de gegevens doet en waarom. Hiervoor kun je gebruik maken van een privacyverklaring. .

Hoe kan een betrokkene EEN AVG-VERZOEK bij jouw organisatie INDIENEN?

Als een betrokkene één van bovenstaande rechten wil uitoefenen, dan dient hij een verzoek bij je in te dienen. Reageer je niet, niet tijdig of onvolledig op zijn verzoek? Dan kan de betrokkene een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

In principe moet je binnen een maand reageren. Is een verzoek van een betrokkene erg ingewikkeld of worden er door een betrokkene meerdere verzoeken tegelijk ingediend en heb je daarom meer tijd nodig? Dan mag je op basis van de AVG in sommige gevallen tot maximaal drie maanden de tijd nemen om te reageren. De betrokkene moet daarover wel geïnformeerd worden binnen een maand nadat het verzoek is ingediend.

Hoe kun je snel en goed op een AVG-verzoek van een betrokkenen reageren?

Om snel en goed op een verzoek te kunnen reageren is het allereerst van belang dat je weet welke persoonsgegevens je van iedere betrokkene verwerkt. Alleen dat is al een reden om een verwerkingsregister bij te houden.

Om te voorkomen dat aan bepaalde verzoeken geen, onvolledig of niet tijdig gehoor wordt gegeven, adviseren we je bovendien om voor deze verzoeken een beleid op te stellen. Alle werknemers van jouw organisatie moeten weten wat van hen verwacht wordt als er een verzoek bij hun binnenkomt. Soms is het verstandig om te denken aan een vast e-mailadres of een speciaal invulveld op je website waarop alle verzoeken binnenkomen. Bovendien helpt het ook om binnen je organisatie één persoon of afdeling verantwoordelijk te maken voor de afhandeling van de verzoeken van betrokkenen.

WAAROM ONZE PRIVACYRECHT ADVOCATEN INSCHAKELEN?

Onze privacyrecht advocaten kunnen je helpen bij het opstellen van een helder beleid voor het afhandelen van verzoeken van betrokkenen. Bovendien kunnen wij je adviseren over de rechten die betrokkenen hebben en je helpen bij het voldoen aan verzoeken van deze betrokkenen. Wil je bijvoorbeeld weten of je op een verzoek moet reageren en wat er dan precies van je wordt verwacht? Neem dan gerust contact met ons op.