Privacyverklaring

Een privacyverklaring is document waarmee je kunt voldoen aan de informatieplicht die je als organisatie richting betrokkenen hebt. Via de privacyverklaring informeer je de betrokkenen over hoe jouw organisatie persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, deelt en bewaart. Het is een cruciaal onderdeel van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en biedt transparantie aan jouw klanten, werknemers en andere betrokkenen. Maar wat is een privacyverklaring precies en wat moet er in een privacyverklaring staan? Hieronder leggen we het je uit.

Wat is een privacyverklaring?

Een privacyverklaring is een schriftelijke toelichting waarin je uitlegt hoe jouw organisatie persoonsgegevens verwerkt. Het doel van de verklaring is om betrokkenen te informeren over hun rechten en jouw verplichtingen. Dit geldt voor alle organisaties die persoonsgegevens verwerken, van kleine ondernemers tot grote bedrijven. Een goed opgestelde privacyverklaring zorgt voor vertrouwen en helpt je te voldoen aan de AVG.

Wat moet er in een privacyverklaring staan?

Een privacyverklaring moet voldoen aan de eisen van de AVG en onder meer de volgende informatie bevatten:

Welke gegevens je verzamelt: bijvoorbeeld naam, e-mailadres, IP-adres.
Waarom je deze gegevens verzamelt: Denk aan het versturen van nieuwsbrieven, verwerking van bestellingen of het kunnen uitvoeren van de salarisadministratie.
De grondslagen voor iedere verwerking: Bijvoorbeeld toestemming of een wettelijke verplichting.
Hoelang je gegevens bewaart: Specificeren van bewaartermijnen.
Met wie je gegevens deelt: Denk aan externe verwerkers zoals hostingproviders of marketingbureaus of andere derden.
De rechten van betrokkenen: Denk aan het recht op inzage, correctie, verwijdering en overdraagbaarheid.
Contactinformatie: Hoe betrokkenen contact kunnen opnemen bij vragen of klachten.

Privacyverklaring verplicht

De AVG stelt dat een privacyverklaring verplicht is voor organisaties die persoonsgegevens verwerken. Dit geldt bijvoorbeeld wanneer je gegevens verzamelt via een formulier op jouw website, gegevens opslaat van (de contactpersonen van) klanten en relaties of informatie verwerkt over jouw werknemers en sollicitanten.

Verwerkersovereenkomst

Naast de privacyverklaring is ook de verwerkersovereenkomst een belangrijk in de AVG verplicht gesteld document. Een verwerkersovereenkomst is een schriftelijke overeenkomst tussen jouw organisatie en een externe partij die voor jouw organisatie persoonsgegevens verwerkt.

Meer informatie

WAAROM ONZE PRIVACYRECHT ADVOCATEN INSCHAKELEN?

Het opstellen van een privacyverklaring vraagt om zorgvuldigheid. Het document moet niet alleen voldoen aan de wettelijke eisen maar ook specifiek afgestemd zijn op jouw organisatie. Daarbij moet de privacyverklaring in duidelijke en eenvoudige taal worden opgesteld. Een privacyverklaring voorbeeld kan een handige leidraad zijn, maar een standaard voorbeeld is vaak niet voldoende om als organisatie aan alle AVG-vereisten te voldoen. Onze privacyrecht advocaten kunnen je helpen bij het opstellen van een op maat gemaakte privacyverklaring die volledig voldoet aan de wetgeving en ook nog eens makkelijk te lezen is. Ook helpen we je graag bij het controleren en updaten van bestaande privacyverklaringen en adviseren we je over de juiste manier om betrokkenen ook daadwerkelijk te informeren.