AVG op de werkvloer
De AVG stelt hoge eisen aan de omgang met persoonsgegevens van arbeidskrachten. Of het nu gaat om gegevens van sollicitanten, personeelsdossiers, ziekteverzuimregistraties of het controleren van werknemers, als werkgever ben jij verantwoordelijk voor het waarborgen van de privacy van je werknemers. Vaker dan je denkt komt de AVG om de hoek kijken!
Daarnaast biedt de AVG werknemers specifieke privacyrechten met betrekking tot hun persoonsgegevens. Ze hebben onder andere recht op inzage, correctie van onjuiste gegevens en verwijdering van informatie die niet langer nodig is. Het niet naleven van deze rechten kan leiden tot klachten of zelfs sancties vanuit toezichthouders.
Wil je het privacybeleid voor jouw werknemers verbeteren? Laat je dan adviseren door een privacyrecht advocaat.
Verwerken persoonsgegevens van werknemers
In de AVG zijn de belangrijkste regels voor het verwerken van de persoonsgegevens vastgelegd. Zo mag je als werkgever niet meer persoonsgegevens in het personeelsdossier vastleggen dan nodig is. Ook ben je als werkgever verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in het personeelsdossier en moet je als werkgever altijd beschikken over een van de in de AVG genoemde grondslagen om te mogen verwerken. Daarnaast moet je de gegevens passend beveiligen en heb je een informatieplicht richting je werknemers.
Privacy zieke werknemer
Gegevens over de gezondheid van jouw werknemers zijn zeer privacygevoelig en worden daarom extra beschermd onder de AVG. Om deze reden mag je als werkgever niet alles vragen aan een zieke werknemer en mag de bedrijfsarts niet zomaar alle (gezondheids)gegevens met joudelen. Ook geldt er een informatieverplichting richting de zieke werknemer, gelden er gebruikelijke bewaartermijnen en heeft de zieke werknemer op basis van de AVG verschillende rechten.
Monitoren en controleren van werknemers
Bij het monitoren en controleren van werknemers, bijvoorbeeld via cameratoezicht, GPS-systemen of controle van e-mail en internetgebruik, worden ontzettend veel verschillende persoonsgegevens verwerkt. Het verwerken van deze gegevens is alleen toegestaan onder strikte voorwaarden volgens de AVG.
Het sollicitatieproces en de AVG
Tijdens het sollicitatieproces worden vaak meerdere persoonsgegevens verzameld. Uiteraard via de door de sollicitanten zelf opgestuurde sollicitatiebrieven en cv’s, maar dit gebeurt ook op andere manieren. Hoe vaak worden sollicitanten niet gescreend, worden er aantekeningen gemaakt tijdens de sollicitatiegesprekken en vinden er keuringen of assessments plaats? Wat mag je wel en wat mag je niet vastleggen en wat zijn de bewaartermijnen?
Privacybeleid werknemers: waarom is het nodig?
Het beschermen van de privacy van jouw werknemers betekent dat je alleen gegevens mag verzamelen als je daarvoor een grondslag hebt. Denk aan de situatie dat de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is voor het uitvoeren van een arbeidsovereenkomst of je dit verplicht bent op basis van een wet. Een goed privacybeleid biedt hierin houvast zowel voor werkgevers als de werknemers die voor de werkgevers deze belangrijke persoonsgegevens verwerkt. Het beschrijft welke gegevens worden verzameld, zoals sollicitantengegevens, loonadministratie, ziekteverzuim en functioneringsverslagen en legt uit hoe deze gegevens worden verwerkt, gedeeld en beveiligd. Daarnaast geeft het duidelijkheid over de rechten van werknemers, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van hun gegevens.
Voor jou als werkgever is een privacybeleid bovendien een belangrijk instrument om risico’s te beperken en verantwoordelijkheid te tonen. Het geeft richtlijnen voor het gebruik van monitoringtools, cameratoezicht en digitale communicatie en biedt een basis voor het nemen van maatregelen bij een datalek of privacyschending. Een goed privacybeleid helpt niet alleen om misverstanden te voorkomen maar zorgt er ook voor dat jouw organisatie voldoet aan de AVG.
Praktische tips voor AVG op de werkvloer
- Breng alle persoonsgegevens in kaart:
Zorg dat je precies weet welke gegevens je van werknemers verwerkt en waarom. - Beperk toegang tot gegevens:
Alleen personen met een legitieme reden mogen toegang hebben tot persoonsgegevens. - Stel een helder privacybeleid op:
Communiceer duidelijk welke gegevens worden verwerkt en hoe. - Bewaak bewaartermijnen:
Verwijder gegevens zodra ze niet meer nodig zijn. - Informeer medewerkers:
Leg uit hoe hun privacy wordt beschermd en welke rechten zij hebben.
WAAROM ONZE PRIVACYRECHT ADVOCATEN INSCHAKELEN?
Het voldoen aan de AVG op de werkvloer kan complex zijn, vooral als het gaat om de privacy van werknemers. Onze privacyrecht advocaten helpen je bij het opstellen van een privacybeleid, het beoordelen van jouw personeelsadministratie en het naleven van de rechten van werknemers. Neem gerust contact met ons op voor advies en ondersteuning.
Misschien ook interessant voor jou?
Neem contact met ons op
Heb je vragen of wil je een afspraak maken? Neem dan vrijblijvend contact met ons op!
- Haagweg 1492321 AA, Leiden