Sollicitanten screenen: wat mag volgens de AVG?

Als werkgever wil je weten wie je in dienst neemt. Daarom kan het verstandig zijn om sollicitanten te screenen. Denk aan het controleren van referenties, de echtheid van diploma’s nagaan, het bekijken van social media of het opvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Maar hoe ver mag je daarin gaan? 

Bij pre-employment screening controleer je de achtergrond, betrouwbaarheid of geschiktheid van een kandidaat voordat je iemand aanneemt. De AVG stelt hier duidelijke grenzen aan. Niet iedere controle is toegestaan, ook niet als de informatie openbaar beschikbaar is. Wat mag je als werkgever controleren en waar moet je rekening mee houden?

Niet iedere functie rechtvaardigt dezelfde controles. Voor een financieel medewerker die toegang krijgt tot grote geldbedragen kunnen andere controles nodig zijn dan voor iemand zonder dergelijke verantwoordelijkheden.

Volgens de AVG moet je als werkgever aan een aantal voorwaarden voldoen:

• Duidelijk doel: je moet kunnen uitleggen waarom de screening nodig is voor de functie.
• Noodzakelijkheid: de screening mag alleen gaan over de risico’s die aan een bepaalde functie verbonden zijn en het moet om recente gegevens gaan.
• Geldige grondslag: de verwerking moet gebaseerd zijn op een geldige AVG-grondslag, bijvoorbeeld een gerechtvaardigd belang als aan de voorwaarden daarvoor is voldaan.
• Transparantie: informeer sollicitanten vooraf over de screening, het doel en de gegevens die je controleert.

Let op: screening van sollicitanten kan meestal niet worden gebaseerd op toestemming als grondslag. Dit omdat die toestemming dan in de meeste gevallen niet in vrijheid is gegeven. De sollicitanten staan namelijk in een afhankelijke positie ten opzichte van de toekomstige werkgever.  

Referentiecheck: mag je zomaar referenties opvragen?

Een referentiecheck kan waardevolle informatie opleveren over de werkervaring, vaardigheden en het functioneren van een sollicitant. Maar mag je daarvoor zomaar contact opnemen met een voormalige werkgever? 

De screening en dus de referentiecheck moet noodzakelijk zijn om het doel te bereiken. Het doel kan dus niet op een andere manier bereikt worden. Ook moet de werkgever een gerechtvaardigd belang hebben. Het belang van de werkgever moet dus het belang van de werknemer overstijgen. Ook moet de werknemer weten dat referenties gecheckt kunnen worden. Hij of zij kan daar dan rekening mee houden. 

Mag je de social media van sollicitanten controleren?

Het is tegenwoordig eenvoudig om een sollicitant op te zoeken via LinkedIn, Facebook of Instagram. Maar het feit dat informatie openbaar beschikbaar is, betekent niet dat je deze zonder meer mag gebruiken bij een sollicitatieprocedure. 

Ook het bekijken en gebruiken van openbare socialmediaprofielen kan onder de AVG vallen. 

Een zakelijk LinkedIn-profiel bekijken om werkervaring te verifiëren, is doorgaans beter te rechtvaardigen dan het doorzoeken van persoonlijke foto's of berichten op Instagram. Of een controle is toegestaan, hangt af van het doel, de functie en de noodzaak van de controle. 

Wil je social media gebruiken bij het screenen van sollicitanten? Houd dan rekening met het volgende:

• Controleer alleen informatie die relevant is voor de functie.
• Informeer kandidaten vooraf als je socialmediacontroles uitvoert.
• Vermijd het verzamelen van gevoelige persoonsgegevens, zoals informatie over gezondheid, religie of politieke overtuigingen.
• Gebruik informatie over iemands privéleven niet als basis voor je selectie als die niets zegt over de geschiktheid voor de functie. 

Een openbaar socialmediaprofiel geeft je dus geen vrijbrief om het privéleven van een sollicitant te onderzoeken.

Wanneer mag je een VOG vragen aan een sollicitant?

Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een verklaring waaruit blijkt dat het justitiële verleden van een persoon geen bezwaar vormt voor een bepaalde functie of werkzaamheden.

Voor sommige functies is een VOG wettelijk verplicht, bijvoorbeeld voor bepaalde functies in de kinderopvang en het onderwijs. 

Ook als een VOG niet wettelijk verplicht is, kun je als werkgever besluiten deze te verlangen. Dit kan bijvoorbeeld relevant zijn voor medewerkers die:

• toegang krijgen tot grote geldbedragen of waardevolle goederen;
• werken met kwetsbare personen;
• toegang hebben tot vertrouwelijke informatie;
• werkzaamheden verrichten waarbij integriteit en betrouwbaarheid extra belangrijk zijn. 

Bij een VOG-aanvraag beoordeelt screeningsautoriteit Justis of eventuele strafbare feiten relevant zijn voor de betreffende functie. Daarvoor wordt gebruikgemaakt van een screeningsprofiel dat aansluit bij de werkzaamheden. 

Een VOG verlangen is iets anders dan zelf het strafrechtelijke verleden van een sollicitant onderzoeken. Strafrechtelijke persoonsgegevens zijn extra beschermd onder de AVG. Je mag deze gegevens niet zomaar zelf verzamelen of verwerken.

Assessments en persoonlijkheidstesten: wat mag volgens de AVG?

Een assessment kan helpen om te beoordelen of een sollicitant beschikt over de vaardigheden en competenties die nodig zijn voor de functie. Denk aan een capaciteitentest, praktijkopdracht of persoonlijkheidstest. 

Ook bij assessments gelden de regels van de AVG. Het onderzoek moet noodzakelijk zijn voor de functie en je moet vooraf duidelijk maken waarvoor de resultaten worden gebruikt. 

Let daarbij op de volgende aandachtspunten:

• Gebruik alleen assessments die relevant zijn voor de functie.
• Informeer sollicitanten vooraf over het doel en het gebruik van de resultaten.
• Zorg dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot de uitkomsten.
• Bewaar de resultaten niet langer dan noodzakelijk. 

Bij uitgebreide persoonlijkheidstesten en psychologische onderzoeken is extra zorgvuldigheid nodig. De resultaten kunnen gevoelige informatie bevatten die niet zonder meer in het sollicitatiedossier mag worden opgenomen. 

Wat gebeurt er met de gegevens na de pre-employment screening?

Na afloop van een sollicitatieprocedure blijven vaak verschillende persoonsgegevens achter, zoals cv's, aantekeningen, resultaten van assessments en informatie uit referentiechecks. 

Ook wanneer je besluit een kandidaat af te wijzen, moet je zorgvuldig met deze gegevens omgaan. Je mag ze niet langer bewaren dan noodzakelijk en niet zomaar voor andere doeleinden gebruiken. 

Wil je de gegevens van een afgewezen kandidaat bewaren voor toekomstige vacatures? Dan gelden aanvullende voorwaarden. 

Wil je weten welke privacyregels verder gelden tijdens het sollicitatieproces? Bijvoorbeeld welke persoonsgegevens je mag verzamelen, hoelang je sollicitatiegegevens mag bewaren en welke rechten sollicitanten hebben? Lees dan verder -> Link naar expertisepagina Het sollicitatieproces en de AVG.

Pre-employment screening kan je helpen om een weloverwogen keuze te maken bij het aannemen van nieuwe medewerkers. Maar niet iedere controle is noodzakelijk of toegestaan. Door vooraf vast te leggen welke gegevens je controleert, waarom je dat doet en hoe je met de resultaten omgaat, voorkom je onnodige privacyrisico's. 

Wil je weten of jouw screeningsprocedure voldoet aan de AVG? Of wil je een screeningsbeleid opstellen dat past bij jouw organisatie? Ik adviseer je graag over de mogelijkheden en juridische grenzen van pre-employment screening. Neem gerust contact op met mij of een van de andere privacyrecht advocaten.