MENU

Zekerheden en kansen bij aanbesteding voor bedrijven
01-09-2010

Een aanbesteding is niets meer of minder dan een overeenkomst tussen een overheidsorgaan en een onderneming voor het uitvoeren van werkzaamheden tegen een overeengekomen prijs.

Nog steeds worden aanbestedingen door zowel overheidsorganen als ondernemingen als ingewikkeld ervaren. Dit is niet terecht, want het geeft beide partijen veel duidelijkheid en zekerheid over wat zij elkaar te bieden hebben. Het overheidsorgaan wordt gedwongen om zijn eisen en verlangens helder te formuleren, waardoor ondernemingen, die aan de aanbestedingsprocedure meedoen, precies kunnen vaststellen of zijn daaraan kunnen en willen voldoen en tegen welke prijs.

Houdt de overheid zich wel altijd aan de regels?

Overheidsorganen proberen nogal eens aan aanbesteding te ontkomen door het quasi  'in-house'  te laten uitvoeren. Met andere woorden; de uitvoering in handen geven van een instantie, waarin het overheidsorgaan samenwerkt met een onderneming, zoals bij het aanleggen van een tramlijn. Een zuivere in-house uitvoering mag wel, als dit volledig in handen is van het overheidsorgaan, bijvoorbeeld een gemeente. De huisvuilverbranding is daarvan een goed voorbeeld. 

Een andere vluchtweg is om in een aanbesteding zodanige eisen aan deelnemende bedrijven te stellen, dat het overheidsorgaan niet welgezinde bedrijven daarmee denkt te kunnen buitensluiten. 

Ook komt het voor dat een overheidsorgaan, nadat een aanbesteding is gerealiseerd, toch een deel van de gegunde activiteiten zelf gaat uitvoeren, hetgeen een vermindering van taken, en dus extra winst, voor de winnende inschrijver oplevert. 

Gooi niet te snel de handdoek in de ring

Bedrijven hebben ook zo hun weerstanden tegen aanbestedingen. Zij irriteren zich bijvoorbeeld aan bepaalde details van het eisenpakket en reageren dan door mee te delen dat zij daaraan niet of niet zondermeer willen voldoen. Het gevolg is dat hun inschrijving zonder verder onderzoek of commentaar terzijde moet worden gelegd, omdat alle inschrijvers aan het eisenpakket moeten voldoen en geen uitzondering mag worden gemaakt. De overige inschrijvers worden anders op die manier gediscrimineerd. 

Stel vragen over het eisenpakket van de aanbesteding

De enige manier om over het eisenpakket  helderheid te verkrijgen of wijzigingen te bewerkstelligen is door tijdig daarover schriftelijk vragen te stellen. Het is goed mogelijk dat het overheidsorgaan die eis dan laat vallen of aanpast. Dat geldt natuurlijk wel voor alle inschrijvers. 

Er zullen zeker lezers zijn die in deze voorbeelden hun eigen ervaringen herkennen en bij problemen met een aanbesteding al snel accepteren dat hun inschrijving terzijde wordt gelegd, hopende dat zo de relatie met het overheidsorgaan niet wordt verstoord en zij bij de volgende aanbestedingsprocedure wellicht wel in de prijzen vallen. Men vergeet dan dat overheidsorganen het juist waarderen als vragen worden gesteld, omdat dat de mogelijkheid geeft om onduidelijkheden en onjuistheden te corrigeren, waardoor de kwaliteit van de aanbesteding wordt verbeterd en zo na afloop mogelijke juridische procedures kunnen worden voorkomen. 

In de aanbestedingsprocedure zijn beschermingsregels ingebouwd, die ervoor moeten zorgen dat de procedure transparant en non-discriminatoir verloopt. Als een ondernemer van mening is dat sprake is van onduidelijkheden, onjuistheden of overtreding van de door het overheidsorgaan zelf van toepassing verklaarde regels, dan is het verstandig om daarover vragen te stellen. Als men met de indiening van de inschrijving in tijdnood komt, vraag dan of de indieningsperiode kan worden verlengd. 

Alle vragen moeten binnen de in het aanbestedingsdocument gestelde termijnen schriftelijk worden ingediend. Veelal gebeurt dat per email.
Als geen helder en/of genoegzaam antwoord wordt verkregen, stel dan onmiddellijk opnieuw vragen. Bedenk hierbij dat de vragen en antwoorden, indien de aanbesteding naar een inschrijver gaat die volgens u niet voldoet aan de gestelde eisen, in een eventuele kort gedingprocedure van belang zijn om de juistheid van uw standpunt aan te tonen. 

Formuleer de vragen effectief en strategisch

Mijn ervaring is dat wanneer de juiste vragen worden gesteld, de aanbesteding zodanig kan worden aangepast dat de vragensteller zijn kansen op het verkrijgen van de aanbesteding enorm vergroot. Mijn taak is in de meeste gevallen het adviseren bij de invulling van het inschrijvingsdocument en het effectief en strategisch vragen formuleren. Met strategisch bedoel ik dat door het stellen van een bepaalde vraag andere inschrijvers niet op ideeën worden gebracht, zodanig dat zij met de kennis van het antwoord in een betere positie komen dan de vragensteller. 

Controleer de gekozen inschrijver

Als de aanbesteding toch naar een andere inschrijver gaat, dan moet worden bezien of die inschrijver aan alle vereisten heeft voldaan en - bij toepassing van een puntenstelsel - daadwerkelijk en terecht de meeste punten heeft gekregen. Als het om omvangrijke aanbestedingen gaat, dan kan het zinvol zijn om de uitvoering door de winnende inschrijver geruime tijd te volgen. Als er reden is om er aan twijfelen dat de werkzaamheden conform de vereisen wordt uitgevoerd, dan kan dat reden zijn om juridische stappen te zetten om vernietiging van de aanbesteding, dan wel schadevergoeding, af te dwingen.

Voor meer informatie of een advies op maat, kunt u contact opnemen met mij of een van de andere aanbestedingsrechtspecialisten.

Oorspronkelijk auteur: mr. Folkert Boonstra (niet meer werkzaam bij RWV Advocaten)

© 2020 RWV