Waar moet je als werkgever beginnen als het gaat om grensoverschrijdend gedrag? 

Het lijkt wel alsof iedereen een mening heeft en dan vooral over wat er allemaal fout is gegaan. Maar niet over wat je anders of beter kan doen om dat gedrag te voorkomen. En ook niet over welke stappen je moet zetten om grensoverschrijdend gedrag in de toekomst effectief te kunnen bestrijden. 

De tijden zijn veranderd. Wat vroeger kon, of beter geschreven: werd toegestaan of stilgezwegen, kan nu niet meer. 

Tijd dus om in actie te komen. 

Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E)

In de Arbeidsomstandighedenwet staat dat een werkgever verplicht is om het arbeidsomstandighedenbeleid schriftelijk vast te leggen. Dat heet een Risico Inventarisatie en Evaluatie, ook wel RI&E wordt genoemd. 

Zo’n RI&E is verplicht voor werkgevers en de Arbeidsinspectie kan een boete opleggen als die ontbreekt. Ook kan je dan in sommige gevallen problemen met de verzekering krijgen en sta je bij de rechter ‘achter’ als je geen actuele RI&E kunt laten zien. Daarbij komt dat ook het Burgerlijk Wetboek de werkgever verplicht om voor een veilige werkomgeving te zorgen. Doe je dat niet of onvoldoende, dan ben je aansprakelijk voor schade, die in de papieren kan lopen. 

Maak dus een RI&E en stel die regelmatig bij, in de praktijk om de 3 tot 5 jaar. 

Bij een RI&E hoort een plan van aanpak. Werknemers mogen die stukken inzien zodat ze kunnen weten welke gevaren en risico’s ze lopen en welke maatregelen je hebt genomen om die te beperken. 

Als het gaat om grensoverschrijdend gedrag is het aan te bevelen om werknemers actief te (blijven) informeren over wat je op dat gebied allemaal onderneemt. 

Optreden tegen psychosociale arbeidsbelasting

Uit de Arbeidsomstandighedenwet volgt verder dat je als werkgever een beleid moet voeren om psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen of te beperken. Daarbij noemt de wet uitdrukkelijk seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en werkdruk, die in arbeidssituaties stress kunnen veroorzaken. 

  • Seksuele intimidatie is (non)verbaal of fysiek gedrag met een seksuele lading met als doel of gevolg dat de waardigheid van iemand wordt aangetast en er sprake is van een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende situatie. 
  • Onder agressie en geweld verstaan we voorvallen waarbij een werknemer psychisch of fysiek wordt lastiggevallen of bedreigd of aangevallen in de werksituatie. 
  • Pesten betreft alle vormen van structureel intimiderend gedrag.

Protocol grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer

Tot zover de theorie. Maar welk concreet gedrag op de werkvloer is nou grensoverschrijdend? Hoe vul je dus in de praktijk de definities van gedrag dat stress veroorzaakt in? Wat tolereer jij als werkgever beslist niet? En wat kunnen werknemers doen of verwachten als ze toch met dat nare gedrag te maken krijgen? Of als ze dat gedrag zelf vertonen? 

Maak een protocol grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer waarin je aangeeft waar jij als werkgever voor staat. En wat je dus beslist niet goedvindt. Betrek je werknemers bij de definitieve tekst van het protocol. 

Overleg, discussieer en zorg voor een gezamenlijk document. 

En let op: als je een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging hebt, moet zo’n orgaan schriftelijk instemmen met het definitieve protocol. 

Zorg ervoor dat je werknemers dat protocol ontvangen. Dat je kunt aantonen dat je het hebt toegestuurd. Publiceer het protocol zodat iedereen het altijd kan raadplegen en laat duidelijk weten waar het te vinden is. 

Geef toelichting, uitleg en beantwoord vragen. Discussieer en vooral: luister. Niet een keer, maar regelmatig. Zo creëer je een veilige bedrijfscultuur waarin werknemers worden gestimuleerd om van hun hart geen moordkuil te maken. 

Een actief beleid tegen grensoverschrijdend gedrag leidt in de praktijk tot minder échte klachten omdat zaken in een vroegtijdig stadium worden besproken en uitgesproken. 

Klachtenreglement

Als het mis gaat heb je een klachtenreglement nodig. Een werknemer die te maken krijgt met grensoverschrijdend gedrag moet erop kunnen vertrouwen dat zorgvuldig onderzoek wordt gedaan naar zijn of haar klacht. Bovendien moet de beklaagde weten welke procedure wordt gevolgd.

In dat klachtenreglement staat hoe werknemers een klacht kunnen indienen en bij wie en hoe de beklaagde zich kan verweren.

Je kunt een klachtencommissie instellen die bestaat uit collega’s van het bedrijf. Soms is het goed om je bij een externe klachtencommissie aan te sluiten.

Vertrouwenspersoon

De kans is groot dat de wet binnenkort werkgevers die 10 of meer werknemers heeft, verplicht stelt een vertrouwenspersoon aan te stellen. Zo’n vertrouwenspersoon staat de werknemer bij als het gaat om het indienen en de afhandeling van de klacht.

Waarom zou je wachten op de wet als het een veilig idee is voor collega’s dat ze in ieder geval bij een vertrouwenspersoon terechtkunnen?

Bovendien vergroot het de kans dat de klacht ook op een andere dan een formele manier kan worden afgewikkeld. Via een gesprek, al dan niet begeleid door een deskundige, neutrale en onpartijdige mediator die de betrokken partijen serieus neemt en hen aanmoedigt hun conflict samen op te lossen.

Uitvoering van het beleid

Wie A zegt, moet B zeggen. Het voorkomen en bestrijden van grensoverschrijdend gedrag staat of valt met een duidelijke leiding. Je bent er dus niet als je aan alle eisen die de wet stelt voldoet. Dat is alleen een goed begin.

Uitstekende communicatie en durf om maatregelen te nemen is dus een must. Het is beter om ‘verkeerd’ leiding te geven dan om niet te leiden en te hopen dat het conflict zich vanzelf oplost.

Het gaat daarbij steeds om een combinatie van kennis van de wet en regelgeving en menselijke vaardigheden.

Train jezelf en jouw medewerkers in excellente communicatie en blijf dat doen. Daarmee houd je je organisatie gezond en vergroot je de kans op succes.

Want

Wie als werkgever inzicht heeft in menselijk gedrag kent de grenzen die nooit zullen worden overschreden.