Wil je afscheid nemen van een medewerker die niet functioneert? Dan is de eerste vraag die je krijgt of je wel voldoende dossier hebt opgebouwd. Maar hoe werkt dat, een dossier opbouwen? Wat is er nodig, en hoe leg je dat vast? Ik leg het je uit aan de hand van een stappenplan en praktische tips. 

Stap 1 stappenplan dossieropbouw: Signaleren en aanspreken

Ten eerste is van belang dat het aannemelijk wordt gemaakt dat er sprake is van disfunctioneren én dat de medewerker daar tijdig op aangesproken is.

  1. Bespreek knelpunten in een vroeg stadium en zorg voor afstemming tussen leidinggevende en HR.
  2. Noem concrete voorbeelden. Vermijd vaagheid.
  3. Scheid de mens van het probleem: wees feitelijk en vermijd meningen en verwijten.
  4. Uit je oprechte zorgen, dat maakt het eenvoudiger om zaken bespreekbaar te maken.
  5. Stel jezelf de vraag: hoe komt het nu dat deze medewerker zijn targets niet haalt / bot reageert / klanten in de kou laat staan? Waar zit het werkelijke probleem?
  6. En leg die vraag ook bij de medewerker neer. Bedenk: het is niet alleen jouw probleem, maar bovenal dat van jouw medewerker!
  7. Leg vast, dat kan ook informeel. 

Stap 2 stappenplan dossieropbouw: Het verbetertraject

Zo de eerste stap is gezet. De volgende stap is dat de medewerker in voldoende mate in de gelegenheid moet worden gesteld zijn functioneren te verbeteren. Kortom: het verbetertraject.

  1. Maak een plan en stel specifieke, meetbare en haalbare doelen.
  2. Wees concreet en duidelijk, maak het SMART.
  3. Maak duidelijke afspraken over tussentijdse evaluatie.
  4. Houd je aan de afspraken.
  5. Wees bereid om bij te sturen.
  6. Houd en bewaak de regie en zorg voor constante afstemming tussen leidinggevende en HR.
  7. Bedenk: het ergste dat je kan gebeuren is dat het traject slaagt en je er een gemotiveerde en goed functionerende collega bij hebt!

Is het verbetertraject geslaagd, dan ben je klaar.

Zijn de doelen niet gehaald, dan kan het verbetertraject worden verlengd of kan worden vastgesteld dat de medewerker niet in deze functie werkzaam kan blijven. De laatste vraag is dan of herplaatsing mogelijk is. 

Stap 3 stappenplan dossieropbouw: Herplaatsing van de medewerker mogelijk?

Afscheid nemen is pas mogelijk als er binnen de onderneming of de groep ondernemingen geen functie is te vinden waarin deze medewerker kan worden herplaatst. De vraag is dan of er een positie vrij is of komt in een functie die (wel) past bij de opleiding, ervaring en capaciteiten van de medewerker. 

En de vaststellingsovereenkomst dan?

Natuurlijk is het altijd mogelijk om de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden te beëindigen door middel van een beëindigingsovereenkomst, ook wel vaststellingsovereenkomst (vso) genoemd. 

Pas op voor de billijke vergoeding!

Maar bedenk dan wel steeds wat je plan B is. Want te snel of zelfs uit het niets aansturen op ondertekening van een vaststellingsovereenkomst kan ertoe leiden dat de rechter vindt dat je als werkgever ernstig verwijtbaar handelt. Consequentie kan dan zijn dat bij ontslag naast de transitievergoeding ook nog een een aanzienlijke billijke vergoeding moet worden betaald. 

Meer weten over dossieropbouw bij disfunctioneren? 

Wil je meer weten over dossieropbouw bij disfunctioneren of heb je vragen over herplaatsing, het verbetertraject of de vaststellingsovereenkomst? Neem gerust contact op met mij of een van de andere arbeidsrecht advocaten.