MENU

Wat zijn technische specificaties?
16-01-2017

Een aanbesteder dient in de aanbestedingsstukken de technische specificaties te vermelden. Aan de hand van deze technische specificaties wordt duidelijk aan welke kenmerken het voorwerp van de opdracht dient te voldoen. Voor de inschrijver is het dan duidelijk aan welke eisen zijn product, dienst of werk dient te voldoen.

Welke specificaties kan een aanbesteder opnemen?

De specificaties behoren verband te houden met het voorwerp van de opdracht en tevens in verhouding te staan tot de waarde en de doelstellingen van de opdracht. De kenmerken houden verband met het voorwerp van de opdracht als zij betrekking hebben op de uit te voeren werkzaamheden in alle opzichten van elk stadium van hun levenscyclus. Dit betekent dat een aanbesteder in principe een grote vrijheid heeft bij het opstellen van de technische specificaties. Technische eisen kunnen onder meer betrekking hebben op duurzaamheid, etikettering en productieprocessen.

De gestelde eisen mogen niet te veel toesturen op bepaalde ondernemingen. Er mogen dus geen onnodig zware eisen worden gesteld waar slechts een beperkt aantal inschrijvers aan kunnen voldoen. Bijvoorbeeld de eis dat bedrijfsauto’s over minstens 300 pk moeten beschikken, is in principe disproportioneel. De markt wordt hierdoor sterk ingeperkt, terwijl het voor bedrijfsauto’s (gewoonlijk) niet belangrijk is om over zoveel vermogen te beschikken. Gaat het echter om de levering van politieauto’s, dan kan een dergelijke eis wel proportioneel zijn. Het is voor politieagenten immers essentieel dat zij zich snel kunnen verplaatsen.

Technische eisen

Een aanbesteder kan de eisen technisch specificeren. Dit betekent dat aan de hand van technische kenmerken omschreven wordt over welke kenmerken een werk, dienst of levering (minimaal) moet beschikken. Zo kan er bij een auto de volgende technische eisen worden gesteld: de auto heeft minstens honderd pk, is 4/5-deurs en beschikt over een automatische versnellingsbak.

Daarnaast kan een aanbesteder ook verwijzen naar nationale regelgeving waarin Europese en andere technische normen zijn omgezet. Verwijst een aanbesteder naar een norm, dan dient deze verwijzing gepaard te gaan met de woorden “of gelijkwaardig”.

Functioneel  omschrijven

Een aanbesteder kan er ook voor kiezen om de technische specificaties van een opdracht in termen van prestatie-eisen en functionele eisen te vermelden. Bij functionele eisen wordt omschreven wat het beoogde resultaat of de te leveren prestatie is. Een inschrijver krijgt vervolgens de ruimte om zelf te bepalen hoe hij deze eisen zal bereiken. Deze eisen kunnen ook milieukenmerken bevatten. De eisen dienen zodanig nauwkeurig te zijn bepaald dat inschrijvers het voorwerp van de opdracht kunnen bepalen. Door functionele eisen te stellen, wordt een inschrijver meer ruimte voor creativiteit geboden.

Een voorbeeld: 
Bij een aanbesteding voor leerlingenvervoer kan de volgende functionele eis gesteld worden: 300-400 leerlingen in een straal van 30 km rondom de school, moeten binnen 45 minuten naar school gebracht te worden. De inschrijver heeft zodoende de ruimte om zelf in te vullen hoe hij aan deze eis gaat voldoen. Zo kan hij er voor kiezen om de leerlingen middels bussen, taxi-bussen, taxi’s of zelfs door middel van motoren met een zijspan te vervoeren.

Keurmerken

Sinds 1 juli 2016 mag een aanbesteder, onder specifieke voorwaarden, ook eisen dat een inschrijver over een specifiek keurmerk beschikt. Een aanbesteder die een keurmerk eist, is verplicht alle keurmerken te accepteren die bevestigen dat het werk, de levering of de dienst aan gelijkwaardige keurmerkeisen voldoet. Is een inschrijver buiten zijn schuld om niet in staat geweest om binnen de gestelde termijnen over het specifieke of een gelijkwaardig keurmerk te beschikken, dan kan hij ook aan de hand van andere geschikte bewijsmiddelen aantonen dat hij voldoet aan de eisen van het keurmerk.

Merken en bijzondere werkwijzen

Een aanbesteder mag in de technische specificaties in principe niet verwijzen naar:

  1. een bepaald fabricaat;
  2. een bepaalde herkomst of bijzondere werkwijze die kenmerkend is voor de producten of diensten van een bepaalde ondernemer;
  3. een merk, een octrooi, een type, een bepaalde oorsprong of een bepaalde productie waardoor bepaalde ondernemingen of bepaalde producten worden bevoordeeld of uitgesloten.

Er bestaan twee uitzonderingen op bovenstaande regel. Onder bepaalde omstandigheden kan het gerechtvaardigd zijn om een dergelijke verwijzing op te nemen in de technische specificaties. Zo oordeelde het Gerechtshof Den Haag dat het bij een aanbesteding met betrekking tot de detectie van baarmoederhalskanker toegestaan was om een bepaalde detectiemethode (werkwijze) voor te schrijven, ondanks dat daardoor inschrijvers die een andere werkwijze hanteren, uitgesloten werden. De voorgeschreven detectiemethode was de enige methode waarvan met zekerheid gezegd kon worden dat die betrouwbaar was. Bij het onderzoek naar kanker is betrouwbaarheid essentieel. Hierdoor was het gerechtvaardigd om voor te schrijven dat een bepaalde werkwijze gehanteerd diende te worden.

Daarnaast zijn dergelijke verwijzingen ook toegestaan als een voldoende nauwkeurige en begrijpelijke beschrijving van het voorwerp van de opdracht niet mogelijk is door middel van een technische of functionele specificatie. Zo kan er bijvoorbeeld verwezen worden naar merken als die tegelijkertijd als soortnaam dienen en een andere beschrijving niet mogelijk is. Wordt naar een dergelijk merk verwezen, dan dient de verwijzing vergezeld te gaan van de woorden “of gelijkwaardig”.

Of gelijkwaardig

In de technische specificaties is een aanbesteder bij het verwijzen naar normen, merken en werkwijzen verplicht om de woorden “of gelijkwaardig” op te nemen. Met deze aanduiding wordt voorkomen dat de markt onnodig wordt ingeperkt. Een inschrijver krijgt hierdoor de mogelijkheid om met elk passend middel aan te tonen dat de door hem voorgestelde oplossingen op gelijkwaardige wijze voldoen aan de door de aanbesteder gestelde eisen.[1]

Varianten

Een aanbesteder kan varianten toestaan. Soms wordt zelfs verlangd dat een inschrijver, naast de reguliere inschrijving, ook een variant inschrijft. Als een aanbesteder varianten toestaat of verlangt dan dient hij dit te vermelden in de aankondiging. Daarnaast moet hij in de aanbestedingsstukken vermelden aan welke minimumeisen deze varianten dienen te voldoen.

Relevante jurisprudentie:


[1] Deze eis geldt ook onder de drempel: HvJEU 3 december 2001, C-59/00 (Vestergaard). Bij aanbestedingen onder de drempel dienen alsnog de fundamentele beginselen van het aanbestedingsrecht in acht genomen te worden.

© 2021 RWV