Eerder schreef mijn collega een artikel over wat u moet doen als u het vermoeden heeft dat een van uw werknemers fraudeert. Alvorens concrete maatregelen te kunnen nemen, dient eerst bewijs verzameld te worden om de fraudeur te ontmaskeren. U kunt in dat kader een derde inschakelen, maar u kunt er ook voor kiezen zelf een intern onderzoek te starten. Welke mogelijkheden heeft u als u ervoor kiest het onderzoek zelf uit te voeren en met welke regels moet u in dat geval rekening houden?

Op welke manieren kan bewijs verzameld worden?

Er bestaan verschillende methodes om de feiten vast te stellen en bewijs te verzamelen. Zo kan informatie verzameld worden door onder meer het:

  • verrichten van administratief onderzoek;
  • interviewen van derden (werknemers/relaties);
  • maken en bekijken van camerabeelden en het observeren op andere wijze;
  • doorzoeken van ICT-systemen;

horen van betrokken werknemer(s).   

Rekening houden met regels AVG voor en tijdens het onderzoek

Het uitvoeren van (fraude)onderzoeken en het in dat kader controleren van werknemers is niet verboden. Wel moet rekening worden gehouden met de regels uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Tijdens dergelijke onderzoeken worden namelijk persoonsgegevens van werknemers verwerkt. Deze regels houden allereerst in dat het onderzoek slechts mag plaatsvinden als de daarbij komende gegevensverwerking:

  • plaatsvindt op basis van een welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doel;
  • gebaseerd is op één van de zes grondslagen; en
  • noodzakelijk is om het doel te bereiken.

De grondslag ‘gerechtvaardigd belang’ kan hier uitkomst bieden! In dat geval moet:

  • u als werkgever een gerechtvaardigd belang hebben voor controle – dit heeft u als er een concrete verdenking van fraude bestaat;
  • de controle noodzakelijk zijn voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang – er moeten geen minder ingrijpende controlemogelijkheden zijn; en
  • het belang van u als werkgever groter zijn dan het belang van de werknemer.

Niet alleen een doel en een grondslag is nodig om onderzoeken uit te mogen voeren. De werknemers moeten namelijk voorafgaand aan de onderzoeken geïnformeerd worden over het feit dat de onderzoeken plaats kunnen vinden. Ook de manier waarop onderzoeken plaats kunnen vinden, moet gedeeld worden met de werknemers. Dit kan door de mogelijkheid en wijze van onderzoeken op te nemen in een personeelshandboek, een protocol of huishoudelijk reglement. Ook bordjes die wijzen op het plaatsvinden van bijvoorbeeld cameratoezicht kunnen een uitkomst bieden.

Vergeet de OR niet!

Is er binnen uw onderneming een ondernemingsraad aangesteld? Vergeet dan niet dat u als werkgever instemming nodig heeft van de ondernemingsraad voor een regeling die betrekking heeft op personeelscontrolesystemen of een regeling die toeziet op het verzamelen, bewaren, gebruiken en beveiligen van persoonsgegevens. Betrek de ondernemingsraad dan ook tijdig bij uw plannen!

Meer weten over fraudeonderzoeken?
 

Wilt u meer weten over het fraudeonderzoek of wilt u weten welke middelen u kunt inzetten om fraude te voorkomen, rekening houdend met de privacy van de werknemer? Neem gerust contact op met mij of een van de andere privacyrechtspecialisten. Wij adviseren u graag.