Monitoren en controleren van werknemers
Werknemers controleren komt in de praktijk regelmatig voor, bijvoorbeeld door het bijhouden van e-mail- en internetgebruik, cameratoezicht op de werkvloer of het gebruik van trackingsystemen in bedrijfsauto’s. Met de toename van thuiswerken zien we bovendien dat werkgevers steeds vaker activiteiten van medewerkers op afstand controleren. Hoewel monitoring in sommige gevallen noodzakelijk is voor een goede bedrijfsvoering, stelt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) strikte voorwaarden aan het controleren van werknemers. Deze regels zijn bedoeld om de privacy van jouw werknemers te beschermen en misbruik of overmatige controle te voorkomen.
Daarnaast worden bij het monitoren van werknemers ontzettend veel verschillende persoonsgegevens verwerkt. Dit brengt met zich mee dat bij het verwerken van die gegevens rekening moet worden gehouden met de regels uit de AVG.
Wil je zeker weten dat jouw organisatie compliant is? Laat onze privacyrecht advocaten je adviseren over het inrichten van privacyvriendelijke monitoringprocessen en het opstellen van beleid dat aan de AVG voldoet.
Wat mag JE ALS werkgever controleren EN MONITOREN?
Als werkgever mag je jouw werknemers alleen monitoren als er een duidelijke, gerechtvaardigde reden voor is. Voorbeelden van vormen van monitoring zijn:
- Bedrijfsveiligheid: Cameratoezicht om diefstal te voorkomen.
- GPS-tracking: om de vrachtwagens efficiënt de goederen te laten wegbrengen en tussenstops te laten maken wordt GPS-tracking ingezet.
Het monitoren moet proportioneel zijn en mag geen onnodige inbreuk maken op de privacy van jouw werknemers. Zo mag je niet zomaar persoonsgegevens verzamelen zonder dat dit nodig is voor het doel van de controle.
Werknemers informeren over monitoring
Voordat je overgaat tot het monitoren van werknemers, ben je verplicht om hen vooraf te informeren. Dit geldt zowel voor controle van werknemers op kantoor als voor het monitoren van thuiswerkende werknemers. Het informeren kan via een privacyverklaring of protocol waarin onder meer staat:
- Welke gegevens worden gemonitord (bijvoorbeeld e-mail- en internetverkeer).
- Het doel van de monitoring (bijvoorbeeld beveiliging of prestatieverbetering).
- Hoe lang de gegevens worden bewaard.
- De rechten van werknemers, zoals inzage of bezwaar.
Bewaren van gegevens: wat zegt de AVG?
De AVG stelt dat gegevens alleen mogen worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
Bijvoorbeeld:
- Camerabeelden mogen doorgaans niet langer dan 28 dagen worden bewaard, tenzij er een incident heeft plaatsgevonden.
- Gegevens over monitoren van internetgebruik moeten na analyse worden verwijderd als ze niet langer relevant zijn.
Rechten van werknemers bij monitoring
Jouw werknemers hebben op basis van de AVG verschillende rechten, waaronder:
- Recht op inzage: Ze mogen weten welke gegevens over hen worden verzameld.
- Recht op correctie: Onjuiste gegevens moeten worden aangepast.
- Recht op bezwaar: Ze kunnen bezwaar maken tegen monitoring die onnodig inbreuk maakt op hun privacy.
Als werkgever ben je verplicht deze rechten te respecteren en hier tijdig op te reageren.
Monitoring en thuiswerken
Het monitoren en controleren van werknemers bij thuiswerken wordt steeds gebruikelijker, bijvoorbeeld door het bijhouden van inlogtijden of activiteit op werkplatformen. Hoewel deze controles begrijpelijk kunnen zijn, blijft ook hier de AVG leidend.
Het monitoren en controleren bij thuiswerken moet:
- transparant zijn;
- een gerechtvaardigd doel hebben en
- niet verder gaan dan noodzakelijk.
Werknemers hebben recht op duidelijke informatie over wat er wordt gecontroleerd en waarom.
WAAROM ONZE PRIVACYRECHT ADVOCATEN INSCHAKELEN?
Het controleren van werknemers brengt veel verantwoordelijkheid met zich mee. Onze privacyrecht advocaten helpen je graag bij:
- Het opstellen van een protocol voor monitoren en controleren van werknemers.
- Advies over wat je mag controleren bij thuiswerken en op kantoor.
- Het opstellen van een bewaarbeleid voor verzamelde gegevens.
- Hulp bij vragen over de rechten van werknemers en hoe je hiermee omgaat.
Zorg dat je monitoringbeleid voldoet aan de AVG en voorkom problemen met werknemers of toezichthouders. Neem gerust contact op met onze privacyrecht advocaten voor advies en ondersteuning.
Misschien ook interessant voor jou?
Veelgestelde vragen
Is het monitoren van werknemers toegestaan en wat niet?
Monitoren is soms toegestaan. Er gelden strenge eisen. Enkele daarvan zijn dat er een grondslag nodig is. Ook moet het monitoren noodzakelijk zijn voor het te behalen doel. Werknemers moeten daarnaast ook vooraf geïnformeerd worden over de controle.
Mag een werkgever de mailbox van een medewerker bekijken?
Alleen onder strikte voorwaarden mag een werkgever de mailbox van een medewerker bekijken. De zakelijke mailbox behoort tot de werkomgeving, toch mag het inzien ervan alleen:
- Als de werknemer hiervan op de hoogte is gesteld;
- Er een gegronde reden is (bijv. bij afwezigheid of fraudeonderzoek);
- Met inachtneming van het proportionaliteitsbeginsel.
Privémail mag nooit worden ingezien, ook niet via de zakelijke mailbox.
Kan een werkgever meekijken op de telefoon?
Als het gaat om een werktelefoon, mag beperkt worden gecontroleerd op zakelijk gebruik. Maar dit moet vooraf duidelijk zijn gemaakt. Meekijken op een privételefoon is niet toegestaan. Werkgevers mogen niet zomaar inzien welke apps of berichten er op een persoonlijke telefoon staan.
Neem contact met ons op
Heb je vragen of wil je een afspraak maken? Neem dan vrijblijvend contact met ons op!
- Haagweg 1492321 AA, Leiden