Monitoren en controleren van werknemers

Het monitoren van werknemers komt in de praktijk regelmatig voor, bijvoorbeeld door het bijhouden van e-mail- en internetgebruik, cameratoezicht op de werkvloer of het gebruik van trackingsystemen in bedrijfsauto’s. Met de toename van thuiswerken zien we bovendien dat werkgevers steeds vaker activiteiten van medewerkers op afstand controleren. Hoewel monitoring in sommige gevallen noodzakelijk is voor een goede bedrijfsvoering, stelt de AVG strikte voorwaarden aan het controleren van werknemers. Deze regels zijn bedoeld om de privacy van jouw werknemers te beschermen en misbruik of overmatige controle te voorkomen.

Daarnaast worden bij het monitoren van werknemers ontzettend veel verschillende persoonsgegevens verwerkt. Dit brengt met zich mee dat bij het verwerken van die gegevens rekening moet worden gehouden met de regels uit de AVG.

Wil je zeker weten dat jouw organisatie compliant is? Laat onze privacyrecht advocaten je adviseren over het inrichten van privacyvriendelijke monitoringprocessen en het opstellen van beleid dat aan de AVG voldoet.

Wat mag JE ALS werkgever controleren EN MONITOREN?

Als werkgever mag je jouw werknemers alleen monitoren als er een duidelijke, gerechtvaardigde reden voor is. Voorbeelden zijn:

Bedrijfsveiligheid: Cameratoezicht om diefstal te voorkomen.
GPS-tracking: om de vrachtwagens efficiënt de goederen te laten wegbrengen en tussenstops te laten maken wordt GPS-tracking ingezet.

Het monitoren moet proportioneel zijn en mag geen onnodige inbreuk maken op de privacy van jouw werknemers. Zo mag je niet zomaar persoonsgegevens verzamelen zonder dat dit nodig is voor het doel van de controle.

Werknemers informeren over monitoring

Voordat je overgaat tot het monitoren van werknemers, ben je verplicht om hen vooraf te informeren. Dit geldt zowel voor controle op kantoor als voor monitoren tijdens thuiswerken. Het informeren kan via een privacyverklaring of protocol waarin onder meer staat:

Welke gegevens worden gemonitord (bijvoorbeeld e-mail- en internetverkeer).
Het doel van de monitoring (bijvoorbeeld beveiliging of prestatieverbetering).
Hoe lang de gegevens worden bewaard.
De rechten van werknemers, zoals inzage of bezwaar.

Bewaren van gegevens: wat zegt de AVG?

De AVG stelt dat gegevens alleen mogen worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

Bijvoorbeeld:

Camerabeelden mogen doorgaans niet langer dan 28 dagen worden bewaard, tenzij er een incident heeft plaatsgevonden.
Gegevens over monitoren van internetgebruik moeten na analyse worden verwijderd als ze niet langer relevant zijn.

Rechten van werknemers bij monitoring

Jouw werknemers hebben op basis van de AVG verschillende rechten, waaronder:

Recht op inzage: Ze mogen weten welke gegevens over hen worden verzameld.
Recht op correctie: Onjuiste gegevens moeten worden aangepast.
Recht op bezwaar: Ze kunnen bezwaar maken tegen monitoring die onnodig inbreuk maakt op hun privacy.

Als werkgever ben je verplicht deze rechten te respecteren en hier tijdig op te reageren.

Monitoring en thuiswerken

Het monitoren en controleren van werknemers bij thuiswerken wordt steeds gebruikelijker, bijvoorbeeld door het bijhouden van inlogtijden of activiteit op werkplatformen. Hoewel deze controles begrijpelijk kunnen zijn, blijft ook hier de AVG leidend. Het monitoren en controleren bij thuiswerken moet transparant zijn, een gerechtvaardigd doel hebben en niet verder gaan dan noodzakelijk. Werknemers hebben recht op duidelijke informatie over wat er wordt gecontroleerd en waarom.

WAAROM ONZE PRIVACYRECHT ADVOCATEN INSCHAKELEN?

Het controleren van werknemers brengt veel verantwoordelijkheid met zich mee. Onze privacyrecht advocaten helpen je graag bij:

Het opstellen van een protocol voor monitoren en controleren van werknemers.
Advies over wat je mag controleren bij thuiswerken en op kantoor.
Het opstellen van een bewaarbeleid voor verzamelde gegevens.
Hulp bij vragen over de rechten van werknemers en hoe je hiermee omgaat.

Zorg dat je monitoringbeleid voldoet aan de AVG en voorkom problemen met werknemers of toezichthouders. Neem gerust contact op met onze privacyrecht advocaten voor advies en ondersteuning.