Thuiswerkers controleren? OR-privacyboekje biedt hulp!

Thuiswerken gebeurt sinds de coronacrisis op grotere schaal en vaker dan voorheen. Hierdoor bestaat er meer dan ooit interesse in manieren om thuiswerkers te monitoren. Over de mogelijkheden die u als werkgever heeft om uw thuiswerkers te controleren en de regels waaraan u zich in dat kader moet houden, schreef ik het artikel ‘Controleren van thuiswerkers mag, maar houd rekening met de AVG’. Daarnaast bracht het AP recent ook het OR-privacyboekje uit, dat niet alleen hulp biedt aan ondernemingsraden, maar ook zeker aan u als werkgever. Het beschrijft namelijk de belangrijkste privacyregels uit de AVG.

AP publiceert OR-privacyboekje

De toenemende mate waarop u en andere werkgevers hun werknemers controleren viel kennelijk ook de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), het orgaan dat in Nederland toezicht houdt op het verwerken van persoonsgegevens, op. Voor haar was dit namelijk reden om een OR-privacyboekje te maken speciaal voor ondernemingsraden. Het OR-privacyboekje is door de AP aangeboden aan de Sociaal-Economische Raad (SER), die de wettelijke taak heeft de medezeggenschap in bedrijven en organisaties te bevorderen.

Inhoud OR-privacyboekje

Alhoewel het OR-privacyboekje voornamelijk is geschreven om ondernemingsraden te ondersteunen, kunt u als werkgever ook de vruchten plukken van de inhoud van dit boekje. Het OR-privacyboekje geeft namelijk in een notendop de belangrijkste privacyregels uit de AVG weer en gaat in op de rol van de ondernemingsraad bij de verwerking door u als werkgever van de persoonsgegevens van uw werknemers.

Daarnaast zijn in het OR-privacyboekje vragen opgenomen die de ondernemingsraad aan u als werkgever kan stellen als u plannen heeft om een personeelsvolgsysteem te gaan gebruiken. Bij een personeelsvolgsysteem moet u denken aan systemen:

die de aanwezigheid, tijd en toegang registreren van uw werknemers,
die worden geplaatst in de auto’s waarin uw werknemers rijden (een track & trace-systeem),
waarin klantcontacten worden bijgehouden, of
die uw werknemers ondersteunen bij het afhandelen van hun werkzaamheden.

Wanneer is een OR verplicht?

Volgens de wet bent u als ondernemer verplicht om een ondernemingsraad in te stellen als u een bedrijf heeft waarin in de regel ten minste 50 personen werkzaam zijn. Dit kan ook het geval zijn bij minder dan 50 werkzame personen, als de CAO daartoe verplicht. In de regel 50 personen werkzaam hebben, betekent dat over het gehele jaar genomen in de meeste perioden 50 of meer personen werkzaam zijn binnen uw onderneming.

OR en privacy; denk aan het instemmingsrecht!

Bent u zich ervan bewust dat de OR instemmingsrecht heeft als u als werkgever het voornemen heeft een besluit te nemen over een regeling:

die betrekking heeft op het verzamelen, bewaren, gebruiken en beveiligen van persoonsgegevens van uw werknemers (denk aan regelingen over personeelsdossiers of over de verzuimregistratie),
die toeziet op een voorziening die gericht is op of geschikt is om bijvoorbeeld het gedrag of de prestaties van uw werknemers te volgen (denk aan het ophangen van camera’s, maar ook het invoeren van een systeem dat registreert op welk moment welke werknemer een dossier raadpleegt).

U merkt het al, aangezien regelingen voor het verwerken van persoonsgegevens van werknemers in elke organisatie voorkomen, loopt u als grotere werkgever al snel tegen het instemmingsrecht van de OR aan.

Het instemmingsrecht houdt in dat u een besluit pas mag doorvoeren als de ondernemingsraad met het besluit heeft ingestemd. Doet de ondernemingsraad dit niet en wenst u vast te houden aan uw besluit, dan heeft u toch nog een mogelijkheid om uw besluit door te voeren. U kunt in dat geval namelijk toestemming vragen aan de kantonrechter om het besluit alsnog te mogen nemen.