Klachtenregeling bij grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer
Grensoverschrijdend gedrag laat vaak diepe sporen na, zowel bij de betrokken werknemers als binnen jouw organisatie. Een toegankelijke en zorgvuldig opgezette klachtenregeling bij ongewenst gedrag is dan ook geen overbodige luxe, maar een noodzakelijk onderdeel van een veilig en gezond werkklimaat. Het biedt werknemers de mogelijkheid hun verhaal te doen, geeft structuur aan de opvolging van signalen en toont aan dat je als werkgever verantwoordelijkheid neemt.
Waarom een klachtenregeling meer is dan een procedure
Een klachtenregeling is niet alleen bedoeld voor het afhandelen van klachten, maar ook als vangnet wanneer andere interne middelen tekortschieten. Werknemers moeten erop kunnen vertrouwen dat hun melding serieus wordt genomen, dat zij veilig terecht kunnen bij een onafhankelijke instantie en dat je doortastend optreedt wanneer dat nodig is.
De kracht van een onafhankelijke klachtencommissie
De regeling moet helder en laagdrempelig zijn. Medewerkers moeten weten waar zij terechtkunnen, welke stappen worden doorlopen en wat zij kunnen verwachten. In veel gevallen is het verstandig om een klachtencommissie aan te stellen: een onafhankelijk en deskundig orgaan dat op objectieve wijze oordeelt over de melding en aanbevelingen doet over vervolgstappen.
Moet de ondernemingsraad instemmen met een klachtenregeling?
Vergeet niet dat ook de ondernemingsraad (OR) hierin een rol heeft: voor het instellen of wijzigen van een klachtenregeling is instemming vereist.
Wat staat er in een klachtenregeling?
Een klachtenregeling bevat doorgaans informatie over:
- het type gedrag dat gemeld kan worden,
- de procedure voor het indienen van een klacht,
- de rol van de klachtencommissie, en
- hoe de vertrouwelijkheid wordt geborgd.
Ook kan een meldpunt grensoverschrijdend gedrag of meldpunt ongewenst gedrag benoemd worden.
Wat is het verschil tussen ongewenst gedrag en grensoverschrijdend gedrag?
Ongewenst gedrag kan variëren van vervelende opmerkingen tot subtiele vormen van uitsluiting. Grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer is ernstiger en kan gaan om intimidatie, discriminatie of seksuele benadering. Beide vormen vragen om een duidelijke en toegankelijke klachtenregeling.
Van klacht naar cultuurverandering
Een goede klachtenregeling is een sluitstuk van preventief beleid, maar mag nooit een excuus zijn voor passiviteit. Het is belangrijk dat een klacht geen eindpunt is, maar het begin van verbetering. Juist door meldingen serieus te nemen, kunnen patronen worden herkend en oorzaken worden aangepakt. En wordt een cultuur gecreëerd waarin iedere medewerker zich gehoord en beschermd voelt.
Wil je een klachtenregeling opstellen of verbeteren binnen jouw organisatie?
Of heb je vragen over het bevorderen van sociale veiligheid op de werkvloer? Neem dan contact op met mij of een van de overige arbeidsrecht advocaten. We kunnen vrijblijvend overleggen over de mogelijkheden die passen bij jouw organisatie.
Het maatschappelijke debat over cultuurverandering en gewenst gedrag op de werkvloer is in volle gang. De toenemende aandacht in de media en in de rechtspraak laat zien dat veel werkgevers zoeken naar duidelijke handvatten. Tijd dus om dieper in te gaan op deze actuele en complexe thematiek. Laat je in een uur bijpraten en schrijf je in voor het webinar.
Veel gestelde vragen over de klachtenregeling bij
grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer
Wat is een klachtenregeling op de werkvloer?
Een klachtenregeling op de werkvloer is een vastgelegde procedure waarmee medewerkers melding kunnen maken van ongewenst gedrag of grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer. Denk aan pesten, intimidatie, discriminatie of andere vormen van sociale onveiligheid. De regeling beschrijft hoe een klacht wordt ingediend, wie deze behandelt (bijvoorbeeld een onafhankelijke klachtencommissie) en welke stappen worden doorlopen. Een goed ingerichte regeling draagt bij aan een veilig werkklimaat en laat zien dat de organisatie meldingen serieus neemt.
Waarom is een klachtenregeling belangrijk bij grensoverschrijdend gedrag?
Grensoverschrijdend gedrag kan grote impact hebben op het welzijn van medewerkers en de cultuur binnen een organisatie. Een duidelijke en toegankelijke klachtenregeling is essentieel om dit gedrag aan te pakken. Het biedt medewerkers een veilige route om melding te doen en zorgt voor een zorgvuldige afhandeling. Bovendien maakt het deel uit van breder beleid tegen grensoverschrijdend gedrag, waarmee organisaties actief werken aan sociale veiligheid op het werk. Zonder klachtenregeling ontbreekt een belangrijk vangnet, en dat kan leiden tot wantrouwen, stilzwijgen en herhaling van gedrag.
Is een interne klachtencommissie verplicht?
Een interne klachtencommissie is niet wettelijk verplicht, maar wordt sterk aanbevolen. Zeker bij meldingen van grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer is het belangrijk dat klachten zorgvuldig en objectief worden beoordeeld. Een onafhankelijke klachtencommissie draagt bij aan vertrouwen en transparantie binnen de organisatie. In het kader van een goed functionerende klachtenregeling ongewenst gedrag is dit vaak een waardevolle aanvulling.
Hoe zorg je dat een klachtenregeling laagdrempelig is?
Een klachtenregeling moet toegankelijk zijn voor alle medewerkers. Dit betekent heldere taal (bij voorkeur op B1-niveau), een duidelijke route voor het melden van klachten, en het benoemen van een meldpunt ongewenst gedrag of meldpunt grensoverschrijdend gedrag. Ook het waarborgen van anonimiteit en vertrouwelijkheid draagt bij aan de laagdrempeligheid. Zo wordt de drempel om melding te doen verlaagd en ontstaat een cultuur waarin medewerkers zich veilig voelen om zich uit te spreken.
Wat te doen bij melding van ongewenst gedrag?
Bij een melding van ongewenst gedrag is het belangrijk om snel en zorgvuldig te handelen. Volg de stappen zoals beschreven in de interne klachtenprocedure, informeer de melder over het proces en zorg voor een veilige omgeving. Een goed ingerichte klachtenregeling ongewenste omgangsvormen biedt houvast en voorkomt willekeur.
Wat te doen bij melding van grensoverschrijdend gedrag?
Meldingen van grensoverschrijdend gedrag vragen om extra zorgvuldigheid. Zorg dat de melder weet waar hij of zij terechtkan, bijvoorbeeld bij een onafhankelijke klachtencommissie of een vertrouwenspersoon. De organisatie moet laten zien dat zij meldingen serieus neemt en dat er consequenties volgen als gedrag niet wordt aangepakt. Dit is essentieel voor een geloofwaardig beleid tegen grensoverschrijdend gedrag.
Hoe borg je vertrouwelijkheid in de klachtenprocedure?
Vertrouwelijkheid is een kernwaarde binnen elke klachtenregeling. Dit betekent dat informatie alleen gedeeld wordt met betrokkenen, dat dossiers veilig worden opgeslagen en dat medewerkers erop kunnen vertrouwen dat hun melding niet onnodig wordt verspreid. Een duidelijke beschrijving van deze waarborgen in de regeling versterkt de sociale veiligheid op het werk.
Hoe stel je als werkgever een klachtenregeling op?
Een goed begin is het raadplegen van een klachtenregeling voorbeeld en het betrekken van de OR. Zorg voor een duidelijke structuur, benoem een onafhankelijke klachtencommissie, en communiceer helder over de procedure. Denk ook aan het opnemen van een interne klachtenprocedure en het waarborgen van de sociale veiligheid op het werk
