Stap 1: Gegevens in kaart brengen: wie werkt in welke functie en is er een cao van toepassing?

Als je moet reorganiseren, is het belangrijk om eerst een compleet beeld te krijgen van je organisatie, vooral van je personeelsbestand. Verzamel daarvoor o.a. een overzicht van alle medewerkers (met relevante gegevens zoals functie, contracttype en bijzonderheden), de functies binnen je organisatie, herplaatsingsmogelijkheden, financiële middelen, de werkzaamheden en benodigde formatie na de reorganisatie, actuele financiële cijfers en eventuele cao-regels. Met die informatie kun je doelen en kaders bepalen en (waar nodig) later extra gegevens verzamelen voor bijvoorbeeld een UWV-ontslagaanvraag. Zorg ook op tijd voor eHerkenning voor toegang tot het UWV-portaal. Tot slot: bij vragen of ondersteuning kun je contact opnemen.

Stap 2: Opstellen reorganisatieplan: het draaiboek van de organisatie

Het reorganisatieplan is één van de belangrijkste documenten bij een reorganisatie. In dit plan werk je uit wat de reorganisatie precies inhoudt: de redenen ervoor, welke maatregelen je neemt en hoe de organisatie er nu uitziet en straks zal functioneren. 

Ook beschrijf je de financiële, personele en juridische consequenties, zoals welke werknemers blijven, worden herplaatst of ontslagen. 

Het plan fungeert als draaiboek en helpt betrokkenen te overtuigen van de noodzaak van de reorganisatie. Een goed onderbouwd reorganisatieplan kan bijdragen aan snellere besluitvorming en duidelijkheid bij alle betrokkenen.

Stap 3: Het afspiegelingsbeginsel: welke werknemers komen voor ontslag in aanmerking?

Bij een reorganisatie bepaalt het afspiegelingsbeginsel welke werknemers voor ontslag in aanmerking komen. Je kunt als werkgever dus niet vrij kiezen. Eerst moet je vaststellen welke functies uitwisselbaar zijn en binnen welke bedrijfsvestiging de arbeidsplaatsen vervallen. Vervolgens worden werknemers verdeeld in vijf leeftijdsgroepen, waarna het aantal ontslagen evenredig over die groepen wordt verspreid. Binnen de betreffende leeftijdsgroepen geldt het principe ‘last in, first out’.

Een juiste toepassing is essentieel: fouten in de afspiegeling leiden regelmatig tot afwijzing van een ontslagaanvraag door het UWV. Ook spelen uitzonderingen en bijzondere situaties een rol. Een zorgvuldige berekening en goede onderbouwing zijn daarom cruciaal bij bedrijfseconomisch ontslag.

Stap 4: Herplaatsen van werknemers: onderzoeken of werknemers in een andere functie herplaatst kunnen worden

Bij een reorganisatie moet je als werkgever eerst onderzoeken of een werknemer die boventallig is, binnen een redelijke termijn herplaatst kan worden in een andere passende functie binnen je bedrijf of groep. 

Dit onderzoek geldt vóórdat je een ontslagaanvraag wegens bedrijfseconomische redenen indient bij het UWV. 

Een functie is passend als deze aansluit bij de opleiding, ervaring en capaciteiten van de werknemer, ook als dat om bijkomende scholing vraagt. 

Functies die tijdelijk worden ingevuld tellen alleen mee als ze langer dan 26 weken duren. 

Als je onvoldoende hebt gedaan om herplaatsing te realiseren, kan het UWV de ontslagaanvraag weigeren.

Stap 5: Opstellen van een sociaal plan

Een sociaal plan beschrijft welke voorzieningen en regelingen je als werkgever treft voor werknemers bij een reorganisatie en is bedoeld om de effecten van ontslag of herplaatsing te verzachten. Het is geen wettelijke plicht, maar in de praktijk gebruikelijk bij grotere reorganisaties en vaak onderdeel van overleg met vakbonden of medezeggenschap. 

In het plan leg je vast voor wie het geldt, welke ondersteuning werknemers krijgen (zoals vergoedingen, outplacement of begeleiding), wat de looptijd is en hoe bijzondere situaties worden aangepakt. Door duidelijke afspraken biedt een goed sociaal plan rust, gelijke behandeling en transparantie tijdens een reorganisatie.

Stap 6: Indien verplicht: adviesaanvraag aan de OR / PVT

Bij een reorganisatie moet je als werkgever tijdig de ondernemingsraad (OR) betrekken, omdat een voorgenomen reorganisatie vaak onder het adviesrecht van de OR valt volgens de Wet op de ondernemingsraden. Het is belangrijk dat de OR advies kan geven voordat het besluit definitief is, zodat dit advies inhoudelijk nog van invloed kan zijn. De adviesaanvraag moet onder meer de redenen, de gevolgen voor medewerkers en de voorgenomen maatregelen bevatten. Na overleg brengt de OR advies uit. Volg je het advies (deels) niet, dan moet je dat motiveren en geldt een wachttermijn voordat je het besluit uitvoert. Als er geen OR is maar wel een PVT, geldt adviesrecht alleen bij grote gevolgen voor personeel.

Stap 7: Indien verplicht: melding aan vakbonden en UWV over voorgenomen collectief ontslag (WMCO)

Bij een reorganisatie waarbij een groot aantal werknemers wordt ontslagen, kunnen de regels rond collectief ontslag van toepassing zijn. Onder de Wet melding collectief ontslag (WMCO) moet je als werkgever het voornemen tot collectief ontslag melden aan de vakbonden en het UWV wanneer binnen drie maanden minimaal 20 werknemers in één werkgebied worden ontslagen om bedrijfseconomische redenen. Hierbij telt het aantal voorgenomen ontslagen onafhankelijk van de gekozen ontslagroute. 

De melding moet plaatsvinden zodra een concreet voornemen bestaat, zodat vakbonden kunnen overleggen over alternatieven of verzachtende maatregelen. Na de melding geldt meestal een wachttijd van één maand, waarin overleg kan plaatsvinden en UWV maatregelen kan treffen.

Stap 8: Vaststellen van het reorganisatiebesluit, werknemers informeren en aanbieden beëindigingsovereenkomst

Bij een reorganisatie is heldere communicatie met werknemers over ontslag essentieel om onrust te voorkomen en het proces zorgvuldig te laten verlopen. Je dient medewerkers effectief te informeren zodra het definitieve besluit is genomen: eerst persoonlijk met werknemers die mogelijk hun baan verliezen, daarna breder naar het personeel. Belangrijk is dat je uitlegt waarom de reorganisatie nodig is, welke gevolgen deze heeft en wat de planning is. 

Maak gebruik van schriftelijke berichten, bijeenkomsten en gesprekken, en licht rechten toe zoals herplaatsing of een beëindigingsovereenkomst. Tijdige, transparante en respectvolle communicatie draagt bij aan begrip, vertrouwen en een goed georganiseerde uitvoering van het ontslagtraject.

Stap 9: Indienen individuele ontslagaanvraag UWV

Bij een reorganisatie kan je werknemers ontslaan om bedrijfseconomische redenen. In dat geval is doorgaans toestemming van het UWV nodig. Een ontslagaanvraag bij het UWV moet je digitaal indienen en goed onderbouwen. 

Je moet als werkgever onder meer inzicht geven in de bedrijfseconomische noodzaak van het ontslag, de personeelsopbouw, de toepassing van het afspiegelingsbeginsel en de mogelijkheden om werknemers te herplaatsen. 

Nadat de aanvraag is ingediend, krijgen werknemers de gelegenheid om verweer te voeren. Het UWV beoordeelt vervolgens of aan de wettelijke voorwaarden voor ontslag is voldaan en beslist of je de arbeidsovereenkomst mag opzeggen. Hiermee vormt de UWV-procedure een belangrijke stap bij ontslag in het kader van een reorganisatie.

Stap 10: Opzegging van de arbeidsovereenkomst na verkregen ontslagvergunning UWV

Wanneer je bij een reorganisatie een ontslagvergunning van het UWV hebt gekregen, kan de arbeidsovereenkomst met de betrokken werknemer worden opgezegd. Dat moet wel binnen vier weken na de beslissing van het UWV gebeuren. Bij de opzegging moet je rekening houden met de geldende opzegtermijn, waarbij je de duur van de UWV-procedure in mindering mag brengen, zolang er minimaal één maand opzegtermijn overblijft. 

Daarnaast moet je het dienstverband correct afwikkelen, bijvoorbeeld door betaling van loon tot de einddatum, een eindafrekening en de transitievergoeding. Ook geldt een wederindiensttredingsvoorwaarde: als binnen 26 weken weer werk ontstaat voor dezelfde functie, moet je dit eerst aanbieden aan de ontslagen werknemer.