Stappenplan Reorganisatie

Stap 1: Gegevens in kaart brengen: wie werkt in welke functie en is er een cao van toepassing?

Als je moet reorganiseren, is het belangrijk om eerst een compleet beeld te krijgen van je organisatie, vooral van je personeelsbestand. Verzamel daarvoor o.a. een overzicht van alle medewerkers (met relevante gegevens zoals functie, contracttype en bijzonderheden), de functies binnen je organisatie, herplaatsingsmogelijkheden, financiële middelen, de werkzaamheden en benodigde formatie na de reorganisatie, actuele financiële cijfers en eventuele cao-regels. Met die informatie kun je doelen en kaders bepalen en (waar nodig) later extra gegevens verzamelen voor bijvoorbeeld een UWV-ontslagaanvraag. Zorg ook op tijd voor eHerkenning voor toegang tot het UWV-portaal. Tot slot: bij vragen of ondersteuning kun je contact opnemen.

Stap 2: Opstellen reorganisatieplan: het draaiboek van de organisatie

Het reorganisatieplan is één van de belangrijkste documenten bij een reorganisatie. In dit plan werk je uit wat de reorganisatie precies inhoudt: de redenen ervoor, welke maatregelen je neemt en hoe de organisatie er nu uitziet en straks zal functioneren. 

Ook beschrijf je de financiële, personele en juridische consequenties, zoals welke werknemers blijven, worden herplaatst of ontslagen. 

Het plan fungeert als draaiboek en helpt betrokkenen te overtuigen van de noodzaak van de reorganisatie. Een goed onderbouwd reorganisatieplan kan bijdragen aan snellere besluitvorming en duidelijkheid bij alle betrokkenen.

Stap 3: Het afspiegelingsbeginsel: welke werknemers komen voor ontslag in aanmerking?

Bij een reorganisatie bepaalt het afspiegelingsbeginsel welke werknemers voor ontslag in aanmerking komen. Je kunt als werkgever dus niet vrij kiezen. Eerst moet je vaststellen welke functies uitwisselbaar zijn en binnen welke bedrijfsvestiging de arbeidsplaatsen vervallen. Vervolgens worden werknemers verdeeld in vijf leeftijdsgroepen, waarna het aantal ontslagen evenredig over die groepen wordt verspreid. Binnen de betreffende leeftijdsgroepen geldt het principe ‘last in, first out’.

Een juiste toepassing is essentieel: fouten in de afspiegeling leiden regelmatig tot afwijzing van een ontslagaanvraag door het UWV. Ook spelen uitzonderingen en bijzondere situaties een rol. Een zorgvuldige berekening en goede onderbouwing zijn daarom cruciaal bij bedrijfseconomisch ontslag.

Stap 4: Herplaatsen van werknemers: onderzoeken of werknemers in een andere functie herplaatst kunnen worden

Bij een reorganisatie is het belangrijk dat je eerst onderzoekt of je een werknemer binnen een redelijke termijn kunt herplaatsen in een andere passende functie binnen het bedrijf voordat je overgaat tot ontslag.

Stap 5: Opstellen van een sociaal plan

Een sociaal plan bij een reorganisatie beschrijft de voorzieningen die je als werkgever treft voor je werknemers bij een collectief ontslag. Deze maatregelen zijn bedoeld om de negatieve impact van het ontslag te verminderen of om afspraken te maken over de herplaatsingsprocedure. Hoewel een sociaal plan niet verplicht is, heeft het wel belangrijke voordelen.

Stap 6: Indien verplicht: adviesaanvraag aan de OR / PVT

Op grond van de Wet op de Ondernemingsraden valt een reorganisatie in de meeste gevallen onder het adviesrecht van de OR. Als het jou lukt om de OR of PVT aan jouw zijde te krijgen bij een reorganisatie, kan dat zorgen voor meer draagvlak voor de reorganisatie onder de werknemers.

Stap 7: Indien verplicht: melding aan vakbonden en UWV over voorgenomen collectief ontslag (WMCO)

Als er bij een reorganisatie sprake is van collectief ontslag, moet je de regels uit de Wet melding collectief ontslag (WMCO) volgen. De WMCO legt jou als werkgever enkele verplichtingen op.

Stap 8: Vaststellen van het reorganisatiebesluit, werknemers informeren en aanbieden beëindigingsovereenkomst

Informeer in een persoonlijk gesprek de boventallige werknemers over de reorganisatie en hun ontslag. Stel voor deze groep werknemers een beëindigingsovereenkomst op. Licht daarnaast het overige personeel in. 

Stap 9: Indienen individuele ontslagaanvraag UWV

Stemmen boventallige werknemers bij een reorganisatie niet in met een beëindigingsregeling, dan dien je als werkgever een ontslagaanvraag bij het UWV in te dienen.

Stap 10: Opzegging van de arbeidsovereenkomst na verkregen ontslagvergunning UWV

Als je de ontslagvergunning van het UWV hebt gekregen, kun je de arbeidsovereenkomst met je werknemer opzeggen. Je hebt daarbij te maken met een opzegtermijn en het uitbetalen van een transitievergoeding.