Auteur Marleen Hogendoorn, De Ondernemer

Het is zomervakantie, de tijd dat werknemers hun verdiende vakantie opnemen. Wat zijn de regels over vakantie voor werkgevers en wat gebeurt er bijvoorbeeld als een werknemer ziek wordt tijdens vakantie? We zetten het op een rij met hulp van Kimberley Collée, die als arbeidsrechtadvocaat bij RVW Advocaten gespecialiseerd is in het CAO-recht.

Allereerst, mag je een vakantie weigeren als werkgever?

,,De hoofdregel is dat de werkgever de vakantie vaststelt overeenkomstig de wensen van de werknemer. Je mag als werkgever een vakantieaanvraag alleen weigeren in geval van gewichtige redenen. Daarvan is sprake als het inwilligen van een verzoek om vakantie tot een ernstige verstoring van de bedrijfsvoering leidt. Als werkgever zal je moeten aantonen dat het bedrijf niet verder kan zonder die ene werknemer, bijvoorbeeld omdat sprake is van een piekperiode of meerdere werknemers in diezelfde periode al op vakantie zijn. Uiteindelijk is het een belangenafweging. In de praktijk is niet snel sprake van gewichtige redenen."

Deze zogeheten gewichtige redenen moet je binnen twee weken na het aanvragen van de vakantie schriftelijk aanvoeren. Als je dat niet doet, dan wordt de vakantie vastgesteld zoals de werknemer het plande.

Collée: ,,In de cao of de arbeidsovereenkomst kunnen afwijkende afspraken staan over het opnemen van vakantiedagen. Bijvoorbeeld de afspraak dat een werknemer in een bepaalde, voor de werkgever, drukke periode geen vakantie kan opnemen. Dient een werknemer dan voor die periode toch een aanvraag in, dan kan de werkgever deze weigeren. En een vakantieaanvraag mag uiteraard geweigerd worden als de werknemer onvoldoende vakantiedagen heeft."

Mag de werknemer altijd zelf bepalen wanneer zij of hij op vakantie gaat?

,,In principe bepaalt de werknemer wanneer zij of hij op vakantie wil. Als werkgever heb je dan nog wel de mogelijkheid om collectieve vakantiedagen aan te wijzen. Deze mogelijkheid moet wel zijn vastgelegd in een cao of arbeidsovereenkomst. In de cao of arbeidsovereenkomst moet zijn bepaald dat de werkgever verplichte vrije dagen kan aanwijzen en hoeveel. Een voorbeeld hiervan is de bouwvak. Is in een cao niets bepaald over collectieve vakantiedagen en besluit je als werkgever om zelf afspraken hierover vast te leggen in een vakantiereglement, dan is daarvoor de instemming van de ondernemingsraad nodig is. Deze vakantieregeling moet je vervolgens wel incorporeren in de arbeidsovereenkomst, wil je de werknemer ook daaraan kunnen binden."

Wat gebeurt er als je een werknemer ziek wordt tijdens de vakantie?

,,Ook in zo'n geval gelden de gewone verzuimvoorschriften. De werknemer moet zich dus ziekmelden volgens de in het bedrijf van de werkgever geldende regels. De dagen waarop de werknemer ziek is, tellen dan niet als vakantiedagen. Het zijn ziektedagen. De werknemer kan deze vakantiedagen dus later opnieuw opnemen.

De dagen waarop de werknemer ziek is, tellen dan niet als vakantiedagen. Het zijn ziektedagen.

,,Het is volgens de wet mogelijk om met de werknemer vooraf in de arbeidsovereenkomst af te spreken dat ziektedagen tijdens een vastgestelde vakantie worden aangemerkt als vakantiedagen. Dit kan uitsluitend ten aanzien van de bovenwettelijke vakantiedagen die de werknemer in het betreffende jaar opbouwt. Ook is het mogelijk om de werknemer in een voorkomend geval te vragen, dus wanneer de situatie zich voordoet, in te stemmen met het aanmerken van ziektedagen als vakantiedagen."

Bij ziekmelden tijdens de vakantie is een bezoek aan de (bedrijfs)arts niet zomaar mogelijk als de werknemer in het buitenland verblijft. Van de werknemer mag inspanning verwacht worden om de ziekte zo nodig medisch te onderbouwen, bijvoorbeeld met een doktersverklaring. Maar denk ook eens aan een telefonisch consult met de bedrijfsarts.

Als een fysieke afspraak bij de eigen Arboarts tijdens vakantie niet mogelijk is, raadt Collée aan om in een verzuimreglement regels op te nemen die gelden voor de situatie dat een werknemer ziek wordt tijdens zijn vakantie. Een werkgever wil immers ook dan de werknemer kunnen laten controleren om er zeker van te zijn dat hij daadwerkelijk ziek is en er over die periode dus geen vakantiedagen kunnen worden afgeschreven."

Voor zieke werknemers gelden in principe de normale bedrijfsregels omtrent het opnemen van vakantie.

Natuurlijk kan ook de omgekeerde situatie zich voordoen: een zieke werknemer wil vakantie opnemen. Je mag als werknemer vakantie opnemen tijdens de ziekte. Collée legt uit: ,,Voor zieke werknemers gelden in principe de normale bedrijfsregels omtrent het opnemen van vakantie. Tijdens ziekte komt daar wel een aspect bij, namelijk de vraag of de voorgenomen vakantie het herstel of de re-integratie niet belemmert. Ten aanzien van deze vragen kan advies worden gevraagd aan de bedrijfsarts. De belemmering van re-integratie kan, mits in overeenstemming met het advies van de bedrijfsarts, een reden zijn om de verlofaanvraag te weigeren."

Het gebeurt weleens dat een werknemer langer wegblijft. Welke regels gelden er dan?

,,Een werknemer mag niet zomaar langer wegblijven dan hij met de werkgever heeft afgesproken. Als een werknemer niets kan doen aan de latere terugkomst – door bijvoorbeeld een geannuleerde vlucht, is sprake van overmacht en kun je daar als werkgever niet zoveel aan doen. Vaak worden dit soort situaties in goed overleg opgelost.

Verschijnt de werknemer de eerste dag na de vakantie niet op het werk, dan kan je als werkgever na een schriftelijke mededeling of waarschuwing het loon van de werknemer stopzetten.

,,Dit ligt anders als de werknemer wel iets te verwijten valt of misschien zelfs helemaal niet van zich laat horen. Verschijnt de werknemer bijvoorbeeld de eerste dag na zijn vakantie, zonder bericht, niet op het werk, dan kan je als werkgever na een schriftelijke mededeling of waarschuwing het loon van de werknemer stopzetten. In de praktijk lossen werkgever en werknemer het vaak zo op dat de werknemer alsnog extra vakantiedagen opneemt voor de dagen waarop hij niet kon werken. In het meest vergaande scenario kan uiteindelijk zelfs tot ontslag over worden gegaan. Maar wil ontslag aan de orde zijn, dan moet de werknemer het wel heel bont hebben gemaakt."

Mag een werkgever contact opnemen met werknemers tijdens vakantie?

,,Vakantie is natuurlijk bedoeld om tot rust te komen van werk. Het is dan ook in principe niet de bedoeling dat een werkgever contact gaat opnemen met een werknemer tijdens zijn vakantie. Er kan echter in de arbeidsovereenkomst staan dat de werknemer onder bepaalde omstandigheden bereikbaar moet blijven, ook tijdens vakantie. Vaak hangt dit af van de functie. Een functie met meer verantwoordelijkheden, kan bijvoorbeeld vergen dat iemand ook buiten de normale werktijden bereikbaar is.

,,Het uitgangspunt is in ieder geval dat de werknemer tijdens zijn vakantie niet hoeft te werken en dus ook geen telefoontjes, mailtjes of appjes zou moeten beantwoorden. Als werkgever zou je dit ook niet moeten willen. Een vakantie is juist bedoeld om even op te laden en los te komen van het werk, zodat de werknemer daarna weer fris en met volle energie aan de bak kan. Door contact op te nemen met een werknemer tijdens zijn vakantie, werk je dit niet in de hand."

Zijn er nog meer regels over vakanties waar werkgevers van op de hoogte moeten zijn?

,,Het is goed om te weten dat een werkgever een informatieplicht heeft als het gaat om het vervallen en verjaren van vakantiedagen. Dit betekent dat werkgevers hun werknemers tijdig en op nauwkeurige wijze moeten informeren over zijn of haar vakantierechten en het moment waarop deze vakantierechten komen te vervallen zodat de werknemer tijdig zijn vakantie opneemt. Voldoet de werkgever niet aan deze informatieplicht dan heeft dat tot gevolg dat de niet opgenomen wettelijke vakantiedagen niét komen te vervallen.

Werkgevers moeten hun werknemers tijdig en op nauwkeurige wijze informeren over de vakantierechten en het moment waarop deze rechten komen te vervallen.

,,In plaats daarvan geldt dan een verjaringstermijn van vijf jaar. Na het verstrijken van die verjaringstermijn, raakt de werknemer alsnog zijn vakantiedagen kwijt. Althans, dat was altijd het uitgangspunt." Inmiddels is dit veranderd voor wettelijke vakantiedagen. Die komen niet te vervallen.

,,Als werkgever moet je werknemers dus herhaaldelijk wijzen op het verval van vakantiedagen bij niet tijdige opname ervan. Doe je dat niet dan komen deze vakantiedagen niet te vervallen, maar dus ook niet te verjaren. Dit kan leiden tot aanzienlijke verlofstuwmeren en dat is iets wat je niet wil hebben. Informeer daarom in ieder geval eenmaal per jaar schriftelijk over hoeveel (wettelijke) vakantiedagen de werknemer nog heeft, dat de werknemer die vakantiedagen voor 1 juli van het volgende jaar moet opnemen en dat bij gebreke daarvan deze dagen komen te vervallen."