Reorganiseren? Breng eerst de noodzakelijke informatie in kaart
Als je genoodzaakt bent om te reorganiseren, is het allereerst belangrijk om inzicht te verkrijgen in je organisatie. Op die manier kun je bepalen wat er moet veranderen in de organisatie en kun je een goed reorganisatieplan opstellen. Het is met name van belang om inzicht te krijgen in het personeelsbestand.
Inzicht in de organisatie voor een reorganisatie
Om inzicht te verkrijgen in de organisatie, dien je in ieder geval de volgende informatie te verzamelen:
- Een compleet overzicht van alle in de onderneming werkzame personen met daarop de:
- naam
- functie
- geboortedatum
- datum indiensttreding
- type werknemer (oproep- of uitzendkracht, payrollwerknemer, AOW-gerechtigde, bepaalde tijd vast aantal uren, onbepaalde tijd vast aantal uren)
- eventuele einddatum contract, en
- bijzonderheden zoals ziekte, zwangerschap of opzegverbod
- Een overzicht van alle binnen de onderneming bestaande functies
- Een overzicht van eventuele herplaatsingsmogelijkheden (vacatures)
- Welke financiële middelen zijn er?
- Welke werkzaamheden zullen na de reorganisatie uitgevoerd worden en welke en hoeveel arbeidsplaatsen zijn daarvoor nodig?
- Zorg dat de cijfers, waaronder de balans en de winst- en verliesrekening, actueel en compleet zijn
- Is er een cao van toepassing op je organisatie, check dan of daarin bijzondere regels staan die gelden bij een reorganisatie
Aan de hand van bovenstaande gegevens, krijg je een goed beeld van de situatie. Dit maakt het mogelijk om de kaders te schetsen en de doelen te bepalen. Gedurende het reorganisatietraject kan het noodzakelijk zijn om nog meer gegevens te verzamelen, onder andere om de ontslagaanvraag gereed te kunnen maken.
Tip! Voor het aanvragen van een ontslagvergunning bij het UWV heb je toegang tot het werkgeversportaal met eHerkenning nodig. Heb je dit nog niet, vraag dit dan snel aan!
Download het complete stappenplan reorganisatie
Na het in kaart brengen van gegevens volgt nog een aantal stappen. Deze kun je overzichtelijk teruglezen in ons Stappenplan Reorganisatie.
Heb je hulp nodig bij het in kaart brengen van de noodzakelijke informatie of het opstellen van een reorganisatieplan? Neem contact op
Heb je vragen over deze stap, over reorganisaties in het algemeen of wil je gaan reorganiseren? Neem dan gerust contact op met mij of een van de andere advocaten arbeidsrecht.
Veel gestelde vragen over het in kaart
brengen van gegevens ter voorbereiding op een reorganisatie
Welke gegevens moet je minimaal verzamelen ter voorbereiding op een reorganisatie?
Voor je reorganisatieplan heb je minimaal nodig:
- een volledig actuele personeelslijst
- een overzicht van alle functies
- functiebeschrijvingen
- actuele bedrijfs- en financiële gegevens (zoals winst- en verliesrekening, loonkosten, besparingsdoelen)
- informatie over de organisatiestructuur (zoals een organogram)
- een eerste inventarisatie van werkzaamheden en benodigde formatie na de reorganisatie
Hoe maak je een compleet personeelsbestand overzicht voor een reorganisatie?
Zet alle werknemers in één bestand met per persoon: naam, functie, geboortedatum, datum indiensttreding, contracttype/uren, (eventuele) einddatum en bijzonderheden die relevant zijn in een reorganisatietraject.
Welke gegevens over de rechtspositie van werknemers heb je nodig voor het reorganisatieplan?
Leg per werknemer vast: contractsoort (bepaald/onbepaald), aantal uren (vast/variabel), oproep/uitzend/payroll/AOW, einddatum en afspraken die invloed hebben op inzetbaarheid tijdens of na de reorganisatie.
Hoe registreer je ziekte, zwangerschap en andere bijzonderheden bij een reorganisatie?
Neem dit op als apart veld (zonder medische details) zodat je in het reorganisatietraject snel ziet waar een aandachtspunt of (mogelijk) opzegverbod speelt.
Hoe breng je functies goed in kaart voor een reorganisatie?
Maak een consistente functielijst per afdeling met kerntaken/rolomschrijving, zodat je later in het reorganisatieplan helder kunt onderbouwen welke functies blijven, wijzigen of vervallen. Zorg daarbij voor volledige en actuele functieomschrijvingen. Kijk daarbij niet alleen naar de bestaande functieprofielen op papier, maar ook naar wat de werknemers in de praktijk daadwerkelijk doen.
Hoe inventariseer je herplaatsingsmogelijkheden bij een reorganisatie?
Maak een overzicht van:
- Openstaande vacatures
- Te verwachten vacatures
- Functies die nu worden ingevuld door externe medewerkers. Bijvoorbeeld uitzendkrachten, oproepkrachten, ingeleend personeel (met uitzondering van payrollwerknemers), werknemers met AOW of zzp’ers
- Functie die nu worden ingevuld door werknemer van wie de tijdelijke arbeidsovereenkomst afloopt binnen de redelijke termijn
Tijdelijke functies bij drukte, of als vervanging tijdens ziekte of vakantie, hoef je hierin niet mee te nemen. Behalve als het werk langer dan 26 weken duurt.
Hoe regel je de geheimhouding en dossiervorming in de voorbereidingsfase?
In de voorbereiding op een reorganisatie is het belangrijk om tijdig te regelen wie toegang heeft tot welke informatie en hoe de dossieropbouw wordt ingericht. Beperk de toegang tot gevoelige informatie tot een kleine, duidelijke groep betrokkenen, zoals HR, directie en eventueel juridische ondersteuning, om vertrouwelijkheid en zorgvuldigheid te waarborgen.
Zorg daarnaast voor een complete en gestructureerde dossieropbouw waarin alle relevante stukken worden vastgelegd, zoals organogrammen, functieomschrijvingen, bedrijfseconomische onderbouwingen, besluitvorming, adviesaanvragen aan de OR en communicatie richting medewerkers.
Een goed opgebouwd dossier is essentieel om keuzes in het reorganisatieproces transparant, consistent en juridisch verdedigbaar te maken, zeker wanneer functies wijzigen of arbeidsplaatsen vervallen.
Daarnaast is het verstandig om tijdig te controleren of de organisatie beschikt over een geldige eHerkenning voor contact met het UWV, en deze indien nodig alvast te regelen. Dit voorkomt vertraging op het moment dat een ontslagaanvraag moet worden ingediend.
