U heeft veel tijd en aandacht aan de inhoud van uw algemene voorwaarden besteed. En vervolgens verklaart u de algemene voorwaarden niet op een juiste wijze van toepassing. Probleem, want nu kan de wederpartij deze algemene voorwaarden buiten werking stellen. En dat wilt u natuurlijk niet. Hoe u uw algemene voorwaarden van toepassing dient te verklaren, leggen wij u in dit tweede deel uit. 

De algemene voorwaarden zijn van toepassing op het moment dat aan een drietal vereisten is voldaan. 

1. Algemene voorwaarden van toepassing verklaren

Allereerst dienen de algemene voorwaarden van toepassing te worden verklaard. Dit kan vrij eenvoudig. Bijvoorbeeld door het vermelden van een standaard zinnetje in uw brieven, offertes, overeenkomsten of andere (digitale) correspondentie, zoals. “Op al onze overeenkomsten en rechtsbetrekkingen zijn de algemene voorwaarden [Bedrijfsnaam] van toepassing.” 

2. Algemene voorwaarden overeenkomen

Ten tweede dienen de algemene voorwaarden te zijn overeengekomen. Daartoe gelden de gewone regels voor de totstandkoming van overeenkomsten. Zo dient er niet alleen sprake te zijn van aanbod van uw kant, maar ook van een aanvaarding van de algemene voorwaarden door de wederpartij. Een dergelijke aanvaarding kan zowel uitdrukkelijk, als stilzwijgend worden gedaan. Vaak is het namelijk al voldoende dat de wederpartij niet tegen de toepasselijkheid van uw algemene voorwaarden protesteert. 

3. Algemene voorwaarden ter hand stellen

Tot slot heeft u ten aanzien van uw algemene voorwaarden een zekere informatieplicht. Dit betekent dat u de algemene voorwaarden voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst en op een juiste wijze aan de wederpartij ter hand dient te stellen. 

De eis ‘voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst’ houdt simpelweg in dat de wederpartij een kopie van de algemene voorwaarden moet hebben ontvangen alvorens de overeenkomst tot stand komt. Hoe een overeenkomst tot stand komt, staat vaak gespecificeerd in uw algemene voorwaarden. 

In de meeste gevallen komt een overeenkomst tot stand wanneer de wederpartij een door u gedaan aanbod accepteert. Het na die acceptatie toesturen van de algemene voorwaarden – bijvoorbeeld door deze bij uw factuur te voegen – is dan ook te laat.

Het ‘ter hand stellen van de algemene voorwaarden’ kan op verschillende manieren. Zo kunt u de algemene voorwaarden fysiek aan de wederpartij overhandigen. In de praktijk wordt dit echter vaak vergeten en is het moeilijk om te bewijzen dat u de algemene voorwaarden heeft overhandigd. 

En de bewijslast of al dan niet is voldaan aan de informatieplicht rust op u als gebruiker van de algemene voorwaarden. Dus mocht de wederpartij ontkennen dat hij de algemene voorwaarden heeft ontvangen, dan dient u dus te bewijzen dat u de algemene voorwaarden aan de wederpartij ter hand heeft gesteld. 

Kies er daarom bijvoorbeeld voor om de algemene voorwaarden op de achterzijde van uw offerte te kopiëren. En vergeet de wederpartij er niet nadrukkelijk (en het liefst schriftelijk) op te wijzen dat de algemene voorwaarden op de achterzijde van de offerte zijn vermeld. 

Of stuur de algemene voorwaarden met de offerte mee en verlang van de wederpartij dat zij een getekende kopie van uw algemene voorwaarden retourneert of schriftelijk bevestigt akkoord te zijn met uw algemene voorwaarden.

Uitzonderingen op de informatieplicht

In sommige gevallen wordt op de verplichting om de algemene voorwaarden ter hand te stellen een uitzondering gemaakt. Zo is het ter hand stellen in sommige gevallen redelijkerwijs niet mogelijk. Dit is bijvoorbeeld het geval als er een overeenkomst per automaat wordt gesloten, zoals een parkeerautomaat. Als u een parkeergarage binnenrijdt, kan bij het uitnemen van het kaartje namelijk niet steeds een set algemene voorwaarden worden overgelegd. In zo’n geval hoeft slechts verwezen te worden naar de algemene voorwaarden, moet benadrukt worden dat deze algemene voorwaarden van toepassing zijn en dat deze kunnen worden ingezien bij de Kamer van Koophandel of op verzoek kunnen worden toegezonden. 

Doet u vaak zaken met eenzelfde partij, dan kunt u soms volstaan met het eenmalig ter hand stellen van de algemene voorwaarden, bij aanvang van deze vaste relatie. 

Tot slot hebben sommige dienstverrichters die vallen onder de werking van de zogenaamde Dienstenrichtlijn meer mogelijkheden om hun algemene voorwaarden ter hand te stellen. Zo kunnen zij hun algemene voorwaarden ook langs elektronische weg ter hand stellen of opnemen in een informatiedocument. Dienstverrichters die bijvoorbeeld onder deze Dienstenrichtlijn vallen, zijn autoverhuurbedrijven, reisbureaus en juridische of fiscale bijstandverleners.

Algemene voorwaarden en elektronische overeenkomsten 

Als de overeenkomst elektronisch tot stand komt – zoals bijvoorbeeld bij het online bestellen van producten - dan dienen de algemene voorwaarden langs elektronische weg ter beschikking te worden gesteld. Belangrijk punt hierbij is wel dat de algemene voorwaarden moeten worden aangeboden op een zodanige wijze dat deze door de wederpartij gemakkelijk kunnen worden opgeslagen en uitgeprint voor latere kennisneming. Stuur de algemene voorwaarden bijvoorbeeld per e-mail toe, of bied ze aan door middel van een hyperlink of download knop als PDF-bestand .

Battle of forms; zorg dat uw algemene voorwaarden als eerste van toepassing worden verklaard en laat ze niet verwerpen

Als u zaken doet met een professionele wederpartij, zal deze partij vaak ook zelf algemene voorwaarden hanteren. In Nederland geldt de ‘first shot-rule’. Dit betekent dat in principe de algemene voorwaarden van toepassing zijn van de partij die het eerst zijn algemene voorwaarden van toepassing heeft verklaard, tenzij de wederpartij de toepasselijkheid van deze algemene voorwaarden uitdrukkelijk verwerpt. 

Het is in dat kader dan ook zaak om waakzaam te zijn op een bericht van de wederpartij, waarin de toepasselijkheid van uw algemene voorwaarden van de hand wordt gewezen en haar set algemene voorwaarden van toepassing wordt verklaard. In dat geval zal u namelijk tegen die verwerping moeten protesteren. Doet u dat niet, dan geldt als uitgangspunt dat de laatste verwijzing leidend is en dat dus slechts de algemene voorwaarden van de wederpartij toepasselijk zijn. 

Schending informatieplicht heeft vaak vervelende gevolgen 

Mocht u uw set algemene voorwaarden niet, niet juist of niet tijdig aan de wederpartij ter hand hebben gesteld, dan heeft de wederpartij de mogelijkheid om uw algemene voorwaarden te vernietigen. Het gevolg hiervan is dat u geen beroep meer kan doen op (een bepaling uit) uw algemene voorwaarden.

Overigens kan een grote onderneming als wederpartij uw algemene voorwaarden niet vernietigen op grond van een schending van de informatieplicht. We spreken van een grote onderneming als zij een jaarrekening moet publiceren en meer dan 50 werkzame personen in dienst heeft. In sommige gevallen kan deze partij echter wel een beroep doen op de redelijkheid en billijkheid, waardoor zij alsnog uw algemene voorwaarden buiten werking kan stellen. Daarom raden wij u aan om altijd te voldoen aan uw informatieplicht. 

Algemene voorwaarden laten opstellen of controleren?

Heeft u nog geen algemene voorwaarden en wilt u graag een set algemene voorwaarden laten opstellen? Of heeft u al een set algemene voorwaarden, maar wilt u weten of deze juridisch in orde is? Neem dan gerust contact met ons op. Aan de hand van de door u verstrekte informatie, leveren wij juridisch maatwerk en zorgen ervoor dat uw algemene voorwaarden aansluiten bij uw bedrijfsactiviteiten.  

Eerder verschenen artikelen over het opstellen van algemene voorwaarden

Aan de hand van een aantal artikelen laten wij u zien hoe u de algemene voorwaarden in de praktijk dient te gebruiken.