Reorganisatie in het vooruitzicht? Tijd om functieomschrijvingen af te stoffen en je onderneming op orde te brengen!

We hoopten dat het einde van de coronacrisis in zicht was, maar helaas zitten we weer in een lockdown. Misschien is dit voor jouw organisatie de druppel en is een reorganisatie niet langer uit te stellen. Maar ook als het nu wel goed gaat met jouw onderneming, is dit niet altijd een garantie voor de toekomst. Wat is bijvoorbeeld de verwachting voor de ontwikkeling van de omzet voor aankomend jaar en kan de onderneming nog wel gezond blijven nu de steun van de overheid is weggevallen? Of zijn er andere aanleidingen, zoals technologische veranderingen, die een reorganisatie noodzakelijk maken?

Of een reorganisatie nu in het vooruitzicht ligt of niet, je kan maar beter goed voorbereid zijn. Een moment als dit is dan ook reden om na te denken over wat er nodig is om jouw onderneming gezond te houden of te maken. Maar hoe doe je dat?    

Inzicht in functies en actualiseren functieomschrijvingen

Zorg er allereerst voor dat je een compleet overzicht hebt van al jouw werknemers. Maak een overzicht van jouw werknemers en vermeld daarop de naam, functie, geboortedatum, datum indiensttreding, type contract en eventuele bijzonderheden.

Omdat er bij een reorganisatie moet worden afgespiegeld per groep uitwisselbare functies, is het daarnaast belangrijk om alvast inzichtelijk te maken welke functies er binnen jouw onderneming zijn en ervoor te zorgen dat alle functieomschrijvingen actueel zijn. Maar zorg er daarbij ook voor dat in de arbeidsovereenkomst en op de loonstroken de juiste functie staat vermeld. We zien dit in de praktijk nog vaak genoeg misgaan. Dan staat bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst een andere functie vermeld dan op de loonstrook. Is dat bij jou ook het geval? Pas dat dan nu gelijk aan.

Nog los van de afspiegeling is het überhaupt aan te raden om je functieomschrijvingen tegen het licht te houden. Veranderingen binnen de organisatie en/of het thuiswerken kan namelijk ook leiden tot een verandering of andere invulling van bepaalde functies. Goed om daarom de functieomschrijvingen kritisch te bekijken en waar nodig te herzien.

Breng ook alvast in kaart welke vacatures er binnen jouw onderneming zijn en welke naar verwachting zullen ontstaan. Mocht het namelijk zover zijn dan moet je, voordat je een boventallige werknemer ontslaat, onderzoeken of je de werknemer kan herplaatsten.  

Nog een laatste tip. Heb je nog geen e-Herkenning? Vraag dit dan aan bij het UWV. 

Niet zelf kiezen, maar afspiegelingsbeginsel toepassen

Zoals gezegd, een goede voorbereiding is het halve werk. Het inzicht in en op orde brengen van de functies en het personeelsoverzicht komen namelijk van pas zodra je gaat afspiegelen.  

Als het op een reorganisatie aankomt en arbeidsplaatsen komen te vervallen dan kan je te maken krijgen met het afspiegelingsbeginsel. Je mag als werkgever namelijk niet zelf bepalen welke werknemers worden ontslagen en welke niet. De ontslagvolgorde wordt bepaald door het afspiegelingsbeginsel. Met het afspiegelingsbeginsel blijft de leeftijdsopbouw voor en na de reorganisatie zo veel mogelijk gelijk. Werknemers worden ingedeeld in een leeftijdsgroep (15 tot en met 24 jaar, 25 tot en met 34 jaar, 35 tot en met 44 jaar, 45 tot en met 54 jaar of 55 jaar en ouder) en binnen elke leeftijdsgroep geldt ‘last in, first out’. De werknemer met het kortste dienstverband wordt dus als eerste ontslagen. 

Afspiegelen per groep uitwisselbare functies

Deze afspiegeling vindt plaats per categorie uitwisselbare functie. Uitwisselbare functies zijn functies die naar inhoud, vereiste kennis, vaardigheden en competenties en de tijdelijke of structurele aard van de functie vergelijkbaar zijn. Bovendien zijn ze wat betreft werkniveau en beloningsniveau gelijkwaardig. 

Het afspiegelingsbeginsel is overigens niet van toepassing bij unieke functies of als de gehele functie komt te vervallen. 

Meer weten? Neem contact op of download ons Stappenplan Reorganisatie

Of heb je hulp nodig bij het beoordelen van uitwisselbaarheid van functies of bij de afspiegeling? Neem dan gerust contact op met mij of een van de andere arbeidsrechtadvocaten.