Het sollicitatieproces en de AVG

Wat betekent de AVG voor het sollicitatieproces? Tijdens het sollicitatieproces worden allerlei persoonsgegevens verzameld, van sollicitatiebrieven en cv’s tot aantekeningen tijdens gesprekken, screenings en assessments. Vaak gaat dit verder dan je misschien denkt. Het verzamelen en verwerken van deze gegevens valt onder de regels van de AVG, wat betekent dat je zorgvuldig moet omgaan met zowel het verzamelen als het bewaren ervan. Denk bijvoorbeeld aan de informatieplicht: sollicitanten hebben recht op duidelijke uitleg over welke gegevens worden verzameld, waarom dit gebeurt en hoe deze worden bewaard.

PRIVACYVERKLARING VOOR JOUW SOLLICITANTEN

Een goed opgestelde privacyverklaring voor sollicitanten is daarbij onmisbaar. Hiermee voldoe je niet alleen aan de wet, maar toon je ook transparantie en zorgvuldigheid richting potentiële medewerkers. Wil je zeker weten dat jouw sollicitatieproces voldoet aan de AVG? Laat onze privacyrecht advocaten je helpen met het opstellen van een heldere en juridisch correcte privacyverklaring voor jouw sollicitanten.

Welke gegevens VAN JE SOLLICITANTEN mag je verzamelen?

Bij sollicitaties mag je volgens de AVG alleen gegevens verzamelen van je sollicitanten die nodig zijn voor het beoordelen van de geschiktheid van een kandidaat. Denk hierbij aan:

Persoonsgegevens in een cv, zoals naam, contactgegevens, opleiding en werkervaring.
Aantekeningen uit sollicitatiegesprekken, mits deze relevant zijn voor de selectieprocedure.
Resultaten van assessments of andere testen als daar vooraf toestemming voor is gegeven.

Je mag niet zomaar aanvullende informatie verzamelen, zoals gezondheidsgegevens of gegevens die niet relevant zijn voor de functie.

Ook sollicitanten hebben rechten

Net als werknemers hebben ook sollicitanten rechten onder de AVG zoals:

het recht op inzage;
het recht op correctie; en
het recht op verwijdering.

Je moet deze verzoeken tijdig en volledig behandelen om compliant te blijven.

Hoe lang mag je gegevens van sollicitanten bewaren volgens de AVG?

Volgens de AVG mag je persoonsgegevens van sollicitanten niet langer bewaren dan nodig is. Na afloop van een sollicitatieprocedure moet je de gegevens verwijderen, tenzij de sollicitant toestemming geeft om deze nog voor een bepaalde periode te bewaren, bijvoorbeeld voor toekomstige vacatures. Deze toestemming moet vrijwillig en specifiek zijn en kan op elk moment worden ingetrokken.

Praktische tips voor een AVG-compliant sollicitatieproces

Beperk gegevensverzameling:
Verzamel alleen wat echt nodig is voor de sollicitatieprocedure.
Informeer sollicitanten:
Zorg voor een duidelijke privacyverklaring voor sollicitanten.
Beperk bewaartermijnen:
Verwijder gegevens zodra ze niet meer nodig zijn.
Beveilig gegevens:
Zorg dat cv’s, aantekeningen en andere gegevens veilig worden opgeslagen.
Vraag toestemming:
Als je gegevens langer wilt bewaren, moet je hiervoor expliciete toestemming vragen.

WAAROM ONZE PRIVACYRECHT ADVOCATEN INSCHAKELEN?

Wil je meer weten over welke gegevens je wel of niet mag verzamelen van je sollicitanten, vraag je je af hoelang je deze gegevens mag bewaren, wil je hulp bij het opstellen van een privacyverklaring voor sollicitanten of wil je bijvoorbeeld meer informatie over de rechten van de sollicitanten voortvloeiende uit de AVG, neem dan gerust contact op met een van onze privacyrecht advocaten.

15 april 2025Privacyrecht

Live webinar: AVG op en rond de werkvloer

Voor werkgevers blijft het een uitdaging om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wat mag wel en wat niet bij het verwerken van persoonsgegevens van en door je werknemers? Laat je in een uur bijpraten en schrijf je in voor het webinar.