Het sollicitatieproces en de AVG
Tijdens een sollicitatieproces verzamel je als werkgever allerlei persoonsgegevens. Denk aan sollicitatiebrieven, cv’s, aantekeningen tijdens gesprekken en resultaten van assessments. Maar ook het controleren van referenties of het bekijken van socialmediaprofielen valt onder de privacyregels.
Het verzamelen en verwerken van deze gegevens valt onder de regels van de AVG, wat betekent dat je zorgvuldig moet omgaan met zowel het verzamelen als het bewaren ervan. Denk bijvoorbeeld aan de informatieplicht: sollicitanten hebben recht op duidelijke uitleg over welke gegevens worden verzameld, waarom dit gebeurt en hoe deze worden bewaard. Maar ook afgewezen sollicitanten hebben recht op bescherming van hun persoonsgegevens. Hoe zorg je ervoor dat jouw sollicitatieproces voldoet aan de AVG?.
PRIVACYVERKLARING VOOR JOUW SOLLICITANTEN
Als werkgever moet je sollicitanten duidelijk informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens. Welke gegevens verzamel je, waarom doe je dat, wie heeft toegang tot deze informatie en hoelang worden de gegevens bewaard?
Een goed opgestelde privacyverklaring voor sollicitanten helpt je om aan deze informatieplicht te voldoen. Bovendien weten kandidaten daardoor waar ze aan toe zijn.
Wil je zeker weten dat jouw sollicitatieproces voldoet aan de AVG? Onze privacyrecht advocaten helpen je graag met het opstellen of controleren van een heldere en juridisch correcte privacyverklaring die aansluit bij jouw wervings- en selectieprocedure.
Welke gegevens VAN JE SOLLICITANTEN mag je verzamelen volgens de avg?
Bij sollicitaties mag je volgens de AVG alleen persoonsgegevens verzamelen van je sollicitanten die nodig zijn voor het beoordelen van de geschiktheid van een kandidaat. Voor iedere verwerking moet bovendien een geldige AVG-grondslag bestaan.
Persoonsgegevens die je mag verzamelen kunnen zijn:
- Persoonsgegevens in een cv, zoals naam, contactgegevens, opleiding en werkervaring.
- Aantekeningen uit sollicitatiegesprekken, mits deze relevant zijn voor de selectieprocedure.
- Resultaten van assessments of andere testen als daar vooraf toestemming voor is gegeven.
Je mag niet zomaar aanvullende informatie verzamelen, zoals gezondheidsgegevens of gegevens die niet relevant zijn voor de functie.
Sollicitanten screenen: wat mag volgens de AVG?
Wil je controleren of een sollicitant over de juiste ervaring, kwalificaties of betrouwbaarheid beschikt? Dan kun je gebruikmaken van pre-employment screening. Denk aan het nagaan van referenties, het controleren van diploma's, het bekijken van zakelijke socialmediaprofielen of het verlangen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Niet iedere controle is zomaar toegestaan. De screening moet noodzakelijk zijn voor de functie, een geldige juridische grondslag hebben en in verhouding staan tot het doel. Bovendien moet je de sollicitant vooraf informeren over de controles die je uitvoert.
Ook sollicitanten hebben privacyrechten
Net als werknemers hebben ook sollicitanten rechten onder de AVG. Zo kunnen zij onder andere:
- Inzage vragen in de persoonsgegevens die je van hen verwerkt.
- Onjuiste gegevens laten corrigeren wanneer informatie niet klopt.
Verzoeken om verwijdering van hun persoonsgegevens, wanneer daarvoor aan de wettelijke voorwaarden is voldaan. Deze rechten gelden ook voor gegevens die je tijdens sollicitatiegesprekken of screenings verzamelt. Je moet verzoeken zorgvuldig beoordelen en in principe binnen één maand beantwoorden.
Wat moet je doen met persoonsgegevens na een afwijzing?
Besluit je een sollicitant niet aan te nemen? Dan moet je zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens die je tijdens de selectieprocedure hebt verzameld.
De informatie die je nodig had om de kandidaat te beoordelen, mag je niet zonder meer blijven bewaren of voor andere doeleinden gebruiken. Dat geldt niet alleen voor cv's en sollicitatiebrieven, maar ook voor gespreksverslagen, referentiechecks en assessmentresultaten.
Zorg er daarom voor dat je:
- De kandidaat tijdig informeert over de afwijzing.
- Alleen persoonsgegevens vastlegt die relevant zijn voor de selectieprocedure.
- Sollicitatiegegevens na afloop van de bewaartermijn verwijdert.
- Gegevens niet zonder geldige grondslag gebruikt voor toekomstige vacatures.
Wil je een afgewezen kandidaat later opnieuw benaderen voor een passende functie? Vraag dan afzonderlijk toestemming om de gegevens daarvoor langer te bewaren.
Hoe lang mag je gegevens van sollicitanten
bewaren volgens de AVG?
Volgens de AVG mag je persoonsgegevens van sollicitanten niet langer bewaren dan nodig is. Voor sollicitatiegegevens gelden in de praktijk de volgende uitgangspunten:
- Uiterlijk vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure: dit is de gebruikelijke termijn voor het verwijderen van gegevens van afgewezen sollicitanten.
- Maximaal één jaar na afloop van de sollicitatieprocedure: dit wordt als een redelijke termijn beschouwd wanneer de sollicitant toestemming geeft om gegevens voor toekomstige vacatures te bewaren.
De toestemming voor het langer bewaren van sollicitatiegegevens moet vrijwillig, specifiek en geïnformeerd zijn. Een sollicitant moet deze toestemming bovendien op ieder moment kunnen intrekken.
Wordt een kandidaat aangenomen? Dan kunnen relevante sollicitatiegegevens onderdeel worden van het personeelsdossier. Daarvoor gelden andere bewaartermijnen, afhankelijk van het soort gegevens en het doel waarvoor je deze nodig hebt.
Leg de bewaartermijnen vast in je privacybeleid en zorg ervoor dat sollicitatiegegevens tijdig worden verwijderd
Praktische tips voor een AVG-compliant sollicitatieproces
Wil je voorkomen dat je tijdens de werving en selectie onnodige privacyrisico's loopt? Houd dan rekening met deze vijf aandachtspunten:
- Beperk gegevensverzameling:
Verzamel alleen wat echt nodig is voor de sollicitatieprocedure. - Informeer sollicitanten vooraf:
Zorg voor een duidelijke privacyverklaring voor sollicitanten. - Wees zorgvuldig bij afwijzingen:
Bewaar alleen relevante informatie en voorkom dat gegevens onnodig in je systemen blijven staan. - Beperk bewaartermijnen:
Verwijder gegevens zodra ze niet meer nodig zijn en vraag afzonderlijk toestemming als je deze langer wilt bewaren voor toekomstige vacatures. - Beveilig sollicitatiegegevens:
Zorg dat cv’s, aantekeningen en andere gegevens veilig worden opgeslagen.
WAAROM ONZE PRIVACYRECHT ADVOCATEN INSCHAKELEN?
Een zorgvuldig sollicitatieproces vraagt om meer dan het selecteren van de juiste kandidaat. Ook de manier waarop je persoonsgegevens verzamelt, controleert en bewaart, moet voldoen aan de AVG.
Wil je meer weten over welke gegevens je wel of niet mag verzamelen van je sollicitanten, vraag je je af hoelang je deze gegevens mag bewaren, wil je hulp bij het opstellen van een privacyverklaring voor sollicitanten of wil je bijvoorbeeld meer informatie over de rechten van de sollicitanten voortvloeiende uit de AVG? Neem dan gerust contact op met een van onze privacyrecht advocaten.
Misschien ook interessant voor jou?
Veelgestelde vragen
Is een sollicitatie vertrouwelijk?
De persoonsgegevens die verwerkt worden bij een sollicitatie vallen onder de bescherming van de AVG. Dat betekent dat je zorgvuldig moet omgaan met cv’s, motivatiebrieven en andere persoonlijke gegevens. Je mag de gegevens alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt: de beoordeling van de geschiktheid van de sollicitant.
Mag je sollicitatiegegevens delen met andere afdelingen binnen je bedrijf?
Dat mag alleen als daar een gerechtvaardigde reden voor is. Zo kun je een cv delen met een leidinggevende die betrokken is bij de selectie. Je mag sollicitatiegegevens echter niet zonder meer beschikbaar stellen aan andere afdelingen of gebruiken voor andere doeleinden. Beperk de toegang tot medewerkers die de informatie daadwerkelijk nodig hebben.
Mag je AI gebruiken om sollicitaties te beoordelen?
Ja, maar daarbij gelden strenge voorwaarden. Gebruik je beveiligde AI om cv's te analyseren of kandidaten te rangschikken, dan moet je rekening houden met de verplichtingen uit de AVG en mogelijk ook met die uit de Europese AI-verordening. Wanneer een volledig geautomatiseerde beslissing belangrijke gevolgen heeft voor een sollicitant, gelden aanvullende beperkingen. Zorg daarom voor transparantie, een rechtmatige verwerking van persoonsgegevens en, waar vereist, betekenisvolle menselijke betrokkenheid.
Mag een sollicitant zijn eigen sollicitatiedossier inzien?
Ja, sollicitanten hebben op grond van de AVG recht op inzage in hun persoonsgegevens. Dat recht kan ook betrekking hebben op (delen van) gespreksaantekeningen, beoordelingen en andere gegevens die tijdens de selectieprocedure zijn vastgelegd. Dit betekent niet automatisch dat een sollicitant recht heeft op alle interne documenten. Je moet bij een inzageverzoek ook rekening houden met de rechten en privacy van anderen.
Neem contact met ons op
Heb je vragen of wil je een afspraak maken? Neem dan vrijblijvend contact met ons op!
- Haagweg 1492321 AA, Leiden