Er ontstaan regelmatig discussies over hoeveel vakantiedagen een werknemer nog tegoed heeft bij het einde van zijn of haar dienstverband. Voor werkgevers kan zo’n discussie vervelend uitpakken – vooral als de verlofadministratie niet op orde is. Wat zijn de regels en waar moet je als werkgever op letten bij het bijhouden van vakantiedagen?

Moet je als werkgever vakantiedagen bijhouden?

Volgens de wet moet je als werkgever bij het einde van het dienstverband laten zien hoeveel vakantiedagen jouw werknemer nog heeft. Dat betekent dat je als werkgever tijdens het hele dienstverband verplicht bent om netjes bij te houden hoeveel verlof iemand opbouwt en opneemt. Doe je dat niet, dan kan dat vervelend uitpakken als er een meningsverschil ontstaat. In dat geval kan de rechter beslissen dat jouw werknemer gelijk krijgt – zeker als de werknemer wél een eigen verlofadministratie heeft bijgehouden. 

Geen verlofregistratie? Dan kan dat vervelend uitpakken voor jou als werkgever

Als er discussie ontstaat over het aantal overgebleven vakantiedagen bij einde dienstverband, is de eerste stap dat jouw werknemer moet uitleggen hoeveel verlof hij of zij nog tegoed heeft. Maar: als je als werkgever geen goede verlofregistratie kan laten zien, dan wordt de eigen verlofadministratie van de werknemer meestal gevolgd. 

Met andere woorden: als je als werkgever je verlofadministratie niet op orde hebt, sta je bij een conflict al snel op achterstand. 

Er zijn uitzonderingen. In sommige gevallen kan redelijkerwijs namelijk niet van de werkgever verwacht worden een administratie van de opgebouwde en opgenomen vakantiedagen bij te houden.

  • Denk aan de situatie waarin een werknemer volledig zelfstandig opereert of veel in het buitenland en buiten het zicht van de werkgever werkt.
  • Een ander voorbeeld is dat van een directeur die geen enkele verantwoording behoeft af te leggen voor zijn werkuren en de door hem op te nemen vakantiedagen, waarmee hij feitelijk zelf verantwoordelijk is voor de registratie en verwerking van de opgenomen vakantiedagen.

Maar dit zijn echt uitzonderingen. In de meeste situaties geldt: de werkgever moet een goede verlofadministratie kunnen laten zien. 

Aan de slag met verlofregistratie: 3 praktische tips

Om als werkgever aan je wettelijke verplichtingen te voldoen én risico’s bij het einde van het dienstverband te beperken, is een sluitende verlofadministratie essentieel. Deze praktische tips helpen je om dat goed te organiseren.

  • Altijd registreren. Ook bij flexibele functies of thuiswerkers moet er een verlofregistratiesysteem zijn om verlof bij te houden. Geen verlofregistratie = een zwakke positie als er discussie ontstaat.
  • Leg afspraken vast. Spreek bij de start van het dienstverband duidelijk af hoe vakantiedagen worden geregistreerd. Zet dit ook in het arbeidscontract of personeelshandboek.
  • Wees alert. Zie je dat een medewerker lange tijd geen verlof opneemt? Breng dit schriftelijk onder de aandacht. Leg ook uit dat vakantiedagen niet eindeloos kunnen blijven staan – dat voorkomt discussies later.

Vragen over jouw verlofregistratiesysteem of over vakantiedagen bij einde dienstverband?

Kortom: zorg dat je verlofadministratie nu al goed op orde is – niet pas wanneer een werknemer uit dienst gaat of er discussie ontstaat over de vakantiedagen. Leg afspraken vast, houd het overzicht actueel en grijp op tijd in als verlof zich opstapelt. Heb je vragen over jouw verplichtingen als werkgever of wil je jouw verlofregistratiesysteem laten toetsen? Neem gerust contact op met mij of een van de andere arbeidsrecht advocaten.  We denken graag met je mee.