Ook bij het tegengaan van fraude op de werkvloer moet u als werkgever rekening houden met de regels die voortvloeien uit de AVG. Dit bevestigde een kantonrechter in Amsterdam onlangs. Een werkgever en werknemer dienden een gezamenlijk verzoek in om zo duidelijkheid te krijgen over het wel of niet toestaan van een vingerscanautorisatiesysteem.
 

Wat speelde er in deze zaak? Werkgever introduceert vingerscanautorisatiesysteem
 

De werkgever – een winkelketen – heeft in alle filialen een vingerscanautorisatiesysteem voor haar kassasystemen ingevoerd. Na invoering van dit systeem verkrijgen de werknemers pas toegang tot de kassa nadat hun vingerafdruk is gescand. Een andere mogelijkheid om de kassa te openen is er niet meer. Een werknemer verzette zich tegen de invoering van het nieuwe systeem dat volgens haar inbreuk maakt op haar privacy rechten. Partijen besloten zich gezamenlijk tot de rechter te wenden met het verzoek een oordeel te geven over het wel of niet mogen gebruiken van het nieuwe systeem.

Standpunt werkgever; nieuw kassa systeem draagt bij aan tegengaan fraude

De werkgever is van mening dat er een noodzaak bestaat voor het gebruik van dit nieuwe systeem. Die noodzaak bestaat volgens haar allereerst uit het beveiligen van de informatie die via haar kassasysteem toegankelijk is. Het kassasysteem geeft volgens haar namelijk inzage in financiële informatie en persoonsgegevens van de werknemers, alsook in persoonsgegevens van klanten.

Daarnaast geeft zij aan een bedrijfsbelang te hebben bij invoering van het systeem. De werkgever zou recent geconfronteerd zijn met een aantal gevallen van fraude waar werknemers van verschillende vestigingen bij betrokken zijn. Een aantal werknemers zou geld uit de kassa hebben weggenomen nadat zij de kassa met behulp van inlogcodes van andere werknemers hadden geopend. Dit laatste zorgde ervoor dat de diefstal niet naar hen te herleiden was.  

Standpunt werknemer; systeem maakt inbreuk op privacy en is op grond van AVG verboden

De werknemer meent dat het nieuwe systeem inbreuk maakt op haar privacy. De vingerafdruk die gebruikt wordt, is volgens haar een biometrisch persoonsgegeven. Op grond van de AVG is het in principe verboden om bijzondere persoonsgegevens, waaronder biometrische gegevens, te verwerken. De uitzonderingen, waaronder de uitzondering uit de Uitvoeringswet AVG (UAVG) waar de werkgever een beroep op doet, zijn volgens haar in dit geval niet van toepassing. Dit heeft volgens haar onder meer te maken met het feit dat er tal van andere manieren te bedenken zijn voor het bereiken van de aangevoerde doelen die minder ingrijpend zijn voor de privacy van werknemers.  

Oordeel van de kantonrechter; vingerafdrukgebruik niet toegestaan volgens AVG

De kantonrechter is van oordeel dat werknemer in dit geval niet verplicht kan worden het vingerscanautorisatiesysteem te gebruiken.

De kantonrechter geeft aan dat de werkgever gehouden is de AVG en UAVG na te leven. De werknemer heeft volgens de kantonrechter terecht opgemerkt dat de vingerafdruk een biometrische persoonsgegeven is waarbij in dit geval sprake is van verwerking zoals bedoeld in de AVG. Algemeen uitgangspunt is inderdaad dat er een verbod geldt op de verwerking van deze gegevens. Van enige uitzondering om alsnog tot verwerking te mogen overgaan, is in dit geval geen sprake.  

Volgens de kantonrechter staat het de werkgever vrij om op te treden tegen fraude, maar moet zij dit wel doen in overeenstemming met de AVG. Het bedrijfsbelang om fraude tegen te gaan, levert geen uitzondering op het verbod op. Ditzelfde geldt voor het doel om de gevoelige persoonsgegevens te beveiligen. Daarbij heeft de werkgever onvoldoende aangetoond dat er geen alternatieven beschikbaar waren om de gegevens te verwijderen en fraude tegen te gaan.  

Vragen over het verwerken van persoonsgegevens in het kader van de AVG?

Vraagt u zich wel eens af of alle verwerkingen die u uitvoert van de persoonsgegevens van uw werknemers en klanten wel zijn toegestaan? Neem contact op met mij of een van de overige privacyrechtspecialisten. Wij maken een beoordeling en adviseren u.