Willen uw werknemers blijven thuiswerken na de coronacrisis? Dan is het tijd voor een thuiswerkovereenkomst en/of een thuiswerkregeling

Inmiddels werkt een groot deel van Nederland al ruim een jaar vanuit huis en naar verwachting blijven veel werknemers ook na de coronacrisis (gedeeltelijk) vanuit huis werken. Met die gedachte wordt het tijd om duidelijke afspraken te maken over het thuiswerken en deze afspraken schriftelijk vast te leggen in een thuiswerkregeling en/of een thuiswerkovereenkomst.

Thuiswerkregeling

Een thuiswerkregeling bevat algemene richtlijnen voor thuiswerken, die voor alle werknemers binnen uw onderneming gelden.
In een thuiswerkregeling kan worden vastgelegd wie mag thuiswerken, wanneer er mag worden thuisgewerkt en hoe lang.

Zo leent niet elke functie zich voor thuiswerken. In een thuiswerkregeling kunt u daarom bepalen in welke functies door uw werknemer kan worden thuis gewerkt. Maar denk ook aan afspraken over: het maximale aantal dagen dat uw werknemer thuis mag werken (bijvoorbeeld maximaal 40% van de werktijd), een vergoeding voor de inrichting van de thuiswerkplek en controle op de inrichting van de thuiswerkplek.

Een thuiswerkregeling kunt u opnemen in een personeelsreglement of een personeelshandboek.

Instemmingsrecht OR bij thuiswerkregeling

Het is belangrijk om de OR tijdig te betrekken bij het opstellen of wijzigen van een thuiswerkregeling, aangezien een thuiswerkregeling op verschillende onderdelen het instemmingsrecht en/of adviesrecht van de OR kan raken.

De OR heeft namelijk instemmingsrecht als de thuiswerkregeling betrekking heeft op:

• een arbeids- en rusttijdenregeling (artikel 27 lid 1 sub b WOR)
• een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden (artikel 27 lid 1 sub d WOR)
• een regeling op het gebied van het werkoverleg (artikel 27 lid 1 sub i WOR)
• een regeling omtrent het verwerken van alsmede de bescherming van de persoonsgegevens van de in de onderneming werkzame personen (artikel 27 lid 1 sub k WOR);
• een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen (artikel 27 lid 1 sub l WOR)

Als uw werknemers structureel blijven thuiswerken, dan moet u waarschijnlijk ook investeren in de inrichting van de thuiswerkplek. In dat kader kan de OR een adviesrecht hebben (bijvoorbeeld op grond van artikel 25 lid 1 sub h of k WOR).

Zorg er dus voor dat u de OR, indien vereist, tijdig betrekt.

Thuiswerkovereenkomst

Met uw individuele werknemer kunt u specifieke afspraken maken over thuiswerken en deze afspraken vastleggen in een zogeheten thuiswerkovereenkomst. De thuiswerkovereenkomst is een aanvulling op de arbeidsovereenkomst waarin werkgever en werknemer afspraken op individueel niveau vastleggen.

Als werkgever bent u niet verplicht een thuiswerkovereenkomst aan te gaan met uw individuele werknemer. Dit is echter wel aan te bevelen. Heldere regels rondom thuiswerken zijn wenselijk voor zowel werkgever als werknemer. Met een thuiswerkovereenkomst creëert u duidelijkheid, waardoor problemen en misverstanden voorkomen kunnen worden. Als er geen schriftelijke thuiswerkovereenkomst is overeengekomen tussen werkgever en werknemer, kan er namelijk discussie ontstaan over zaken als bereikbaarheid.

Inhoud thuiswerkovereenkomst

In een thuiswerkovereenkomst legt u de voorwaarden vast waaronder uw werknemer mag thuiswerken.

In de thuiswerkovereenkomst kunt u bepalingen opnemen over de duur van de overeenkomst, de bereikbaarheid van uw werknemer tijdens een thuiswerkdag, maar ook over de ter beschikking gestelde middelen voor de inrichting van de thuiswerkplek.

Een thuiswerkovereenkomst dient in ieder geval de volgende elementen te bevatten:

1. Het aantal dagen waarop uw werknemer gaat thuiswerken, alsmede welke specifieke dagen dit zijn;
2. Afspraken over de uitvoering van de werkzaamheden vanuit huis en de bereikbaarheid van uw werknemer tijdens het thuiswerken;
3. Afspraken over de inrichting van de thuiswerkplek en welke voorzieningen en/of vergoedingen u in het kader van thuiswerken aan uw werknemer verstrekt;
4. Afspraken over (data)beveiliging en privacy;
5. Afspraken over ziekte en verzuim;
6. Afspraken over beëindiging van de thuiswerkovereenkomst, bijvoorbeeld de mogelijk om als werkgever de toestemming voor het thuiswerken weer in te trekken.

Naast deze afspraken kunt u uiteraard ook nog andere, meer organisatie specifieke, afspraken opnemen in de thuiswerkovereenkomst.

Hulp nodig bij het opstellen van een thuiswerkovereenkomst of een thuiswerkregeling?

Heeft u nog geen afspraken gemaakt over het thuiswerken of deze afspraken nog niet schriftelijk vastgelegd? Dan wordt het tijd om dit te doen. Heeft u nog vragen of heeft u hulp nodig bij het opstellen van een thuiswerkregeling of een thuiswerkovereenkomst? Neemt u dan gerust contact op met mij of een van de andere arbeidsrechtadvocaten. Wij helpen u graag verder.

Of bekijk het webinar ‘Thuiswerken: de thuiswerkovereenkomst’