Communicatie bij reorganisatie en ontslag: hoe informeer je werknemers effectief

Na het eventuele doorlopen van het adviestraject met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging en de eventuele melding aan de vakbonden, kan het definitieve reorganisatiebesluit worden vastgesteld. In het besluit worden de redenen voor de reorganisatie toegelicht, wordt vastgesteld welke arbeidsplaatsen komen te vervallen, welke werknemers voor ontslag in aanmerking komen en welke werknemers worden herplaatst.

Zodra het definitieve besluit genomen is, kun je voor elke boventallige werknemer een aanbod tot herplaatsing of een beëindigingsovereenkomst opstellen. Mocht een sociaal plan zijn opgesteld, dan dien je de beëindigingsovereenkomst hierop te baseren.

Eventueel kun je ook de ontslagaanvraag vast voorbereiden door formulieren A, B en C in concept op te stellen. Meer informatie over deze formulieren lees je in het artikel over het indienen van individuele ontslagaanvragen bij UWV. 

Advies: start met persoonlijk gesprek met werknemers die ontslagen worden

Het valt aan te raden om de werknemers, die als gevolg van de reorganisatie hun baan verliezen, in een persoonlijk gesprek als eerste in te lichten over de reorganisatie. Tijdens dat gesprek kun je aan iedere werknemer een beëindigingsvoorstel overhandigen, samen met een begeleidende brief. In de begeleidende brief licht je de reorganisatie toe en geef je aan wanneer je uiterlijk van de werknemer wil weten of hij/zij met het beëindigingsvoorstel instemt. In dat geval is een ontslagaanvraag bij het UWV immers niet nodig.  

Communicatie bij reorganisatie

Daarna wordt het tijd om het personeel, dat niet direct door de reorganisatie wordt geraakt, te informeren over de reorganisatie. Een reorganisatie ligt vaak gevoelig en heeft een grote impact. Werknemers zijn bang hun baan te verliezen, wat tot onrust kan leiden op de werkvloer. Het is daarom belangrijk om de werknemers helder te informeren over de reorganisatie en de stappen die volgen. Je kunt het reorganisatiebesluit hiervoor als basis gebruiken. Leg uit waarom de reorganisatie nodig is en welke minder vergaande maatregelen eventueel eerder al zijn getroffen. Maak duidelijk dat de reorganisatie onvermijdelijk is en leg uit welke gevolgen de reorganisatie heeft voor het personeel.

Ook is het van belang om over de planning en het proces te communiceren. Geef duidelijk aan wat de werknemers kunnen verwachten, en wanneer. Kies het communicatiemiddel dat naar jouw mening het meest geschikt is. Je kunt denken aan:

• een schriftelijk bericht
• een personeelsbijeenkomst, en/of
• individuele gesprekken.

Dien bij een kleine reorganisatie eerst een voorlopige ontslag aanvraag in bij het UWV

Bij kleinere reorganisaties wordt vaak eerst, daags voordat het personeel over de reorganisatie wordt geïnformeerd, een voorlopige ontslagaanvraag bij het UWV ingediend. Hiermee bereik je dat het opzegverbod tijdens ziekte niet van toepassing is op werknemers die zich ziekmelden nadat zij over het reorganisatiebesluit zijn geïnformeerd. Na indiening van de voorlopige ontslagaanvraag geeft het UWV jou 14 dagen de tijd om te onderhandelen over een beëindigingsovereenkomst. Bereik je geen overeenstemming met één of meerdere werknemers, dan kun je de ontslagaanvraag compleet maken.

Meer weten over een reorganisatie en ontslag van werknemers? Neem contact op

Heb je vragen over het reorganisatiebesluit, over reorganisatie en ontslag, over de beëindigingsovereenkomst, reorganisaties in het algemeen of wil je gaan reorganiseren? Neem dan gerust contact op met mij of een van de andere arbeidsrechtspecialisten.