Als duidelijk is dat een bedrijfseconomische noodzaak aanwezig is om te reorganiseren, dan is de volgende stap om te bepalen welke werknemers voor ontslag in aanmerking komen. U mag als werkgever niet zelf bepalen welke werknemers worden ontslagen en welke niet. De ontslagvolgorde wordt namelijk bepaald door het wettelijk voorgeschreven afspiegelingsbeginsel. Het afspiegelingsbeginsel leidt ertoe dat de leeftijdsopbouw binnen een functiegroep voor en na de reorganisatie zo veel mogelijk gelijk blijft. Het afspiegelingsbeginsel werkt als volgt.

A. Stel de bedrijfsvestiging waar de ontslagen vallen vast

Afspiegeling vindt plaats per onderneming of, als de onderneming uit meerdere bedrijfsvestigingen bestaat, per bedrijfsvestiging. Er is sprake van een bedrijfsvestiging als een onderdeel van de onderneming in de maatschappij als zelfstandige eenheid te herkennen is en een zelfstandige interne bedrijfsvoering heeft.

B. Stel de groepen uitwisselbare functies vast

Er moet worden afgespiegeld per groep uitwisselbare functies. Uitwisselbare functies zijn functies die naar inhoud, vereiste kennis, vaardigheden en competenties en de tijdelijke of structurele aard van de functie vergelijkbaar zijn. Bovendien zijn ze wat betreft werkniveau en beloningsniveau gelijkwaardig.

C. Personeelsbestand op peildatum vaststellen

Het is belangrijk om per groep uitwisselbare functies een overzicht te maken van alle werknemers (inclusief payrollwerknemers) die op de peildatum in die functiegroep werkzaam zijn. De peildatum is in principe het moment waarop u de ontslagaanvraag bij het UWV indient. Bij grotere reorganisaties kan het soms noodzakelijk en raadzaam zijn een alternatieve peildatum te hanteren. Deze alternatieve peildatum mag niet vóór het moment liggen waarop aan de werknemers is meegedeeld dat arbeidsplaatsen vervallen.

In het personeelsoverzicht dient u per werknemer aan te geven in welke van de volgende groepen de werknemer werkzaam is:

  • Groep 1: Externe medewerkers: gedetacheerden, uitzendkrachten, zelfstandigen zonder personeel en ingeleende werknemers van een andere bedrijfsvestiging;
  • Groep 2: Werknemers die de AOW-gerechtigde leeftijd hebben bereikt;
  • Groep 3: Werknemers met een arbeidsovereenkomst waarin de omvang van de arbeid niet is vastgelegd (oproepkrachten met een nul-urencontract);
  • Groep 4: Werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van wie het contract binnen ten hoogste 26 weken na de datum waarop op de ontslagaanvraag wordt beslist, eindigt;
  • Groep 5: Werknemers met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd en werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd waarvan de looptijd van het contract meer dan 26 weken bedraagt, te rekenen vanaf de datum waarop op de ontslagaanvraag wordt beslist.

D. Kunnen de noodzakelijke ontslagen worden gerealiseerd door afscheid nemen van groepen 1 tot en met 4

Eerst dient u te bekijken of de noodzakelijke inkrimping kan worden bereikt door afscheid te nemen van achtereenvolgens de medewerkers/werknemers uit groep 1, 2, 3 en 4. Lukt dat niet, dan moet worden afgespiegeld met de werknemers uit groep 2, 3, 4 en 5 door stap E te volgen. Van de werknemers uit groep 1 wordt direct afscheid genomen.

E. Maak afspiegelingsberekening per uitwisselbare functie

Toepassing van het afspiegelingsbeginsel werkt als volgt.

Leeftijdsgroepen verdelen

Alle werknemers (inclusief payrollwerknemers) uit groep 2, 3, 4 en 5 die op de peildatum werkzaam zijn in de uitwisselbare functie moeten worden ingedeeld in de volgende vijf leeftijdsgroepen:

  • de leeftijdsgroep van 15 tot en met 24 jaar;
  • de leeftijdsgroep van 25 tot en met 34 jaar;
  • de leeftijdsgroep van 35 tot en met 44 jaar;
  • de leeftijdsgroep van 45 tot en met 54 jaar;
  • de leeftijdsgroep 55 jaar en ouder.

Voorbeeld afspiegelen: leeftijdsgroepen verdelen

Bij een groothandel werken 25 productiemedewerkers. Vanwege slechte financiële resultaten besluit de bestuurder dat er 14 productiemedewerkers ontslagen moeten worden. Alle 25 productiemedewerkers worden verdeeld over de vijf leeftijdsgroepen.

Ontslagen per leeftijdsgroep vaststellen

Heeft u alle werknemers ingedeeld, dan kunt u vaststellen hoeveel werknemers in iedere leeftijdsgroep voor ontslag in aanmerking dienen te komen. Dit kunt u als volgt berekenen:
Per leeftijdsgroep dient het aantal werknemers in die groep te worden gedeeld door het totale aantal werknemers uit de groepen 2, 3, 4 en 5 werkzaam in de uitwisselbare functie. Die uitkomst dient vervolgens te worden vermenigvuldigd met het aantal werknemers waarmee de uitwisselbare functie dient in te krimpen.

In de regel levert deze berekening een uitkomst op van één of twee cijfers achter de komma (bijvoorbeeld 1,12). Omdat een werknemer niet ‘een beetje’ kan worden ontslagen, dient te naar beneden te worden afgerond. Het cijfer voor de komma geeft dan het aantal werknemers uit die leeftijdsgroep aan dat in elk geval voor ontslag in aanmerking komt. Bij 1,12 komt dan in ieder geval 1 werknemer uit die leeftijdsgroep voor ontslag in aanmerking.

Het kan voorkomen dat door het afronden het aantal werknemers dat moet worden ontslagen lager is dan het noodzakelijke aantal voor ontslag voor te dragen werknemers. In dat geval levert de leeftijdsgroep met het hoogste cijfer achter de komma de eerstvolgende werknemer die voor ontslag wordt voorgedragen. Dit gebeurt vervolgens met het daarna komende hoogste cijfer achter de komma totdat het totaal aantal voor ontslag voor te dragen werknemers is bereikt.

Voorbeeld afspiegelingsbeginsel: ontslagen per leeftijdsgroep vaststellen

Nu alle 25 werknemers zijn ingedeeld, kan worden vastgesteld hoeveel werknemers in iedere leeftijdsgroep voor ontslag in aanmerking komen. Dit ziet er als volgt uit:

Op basis van de hele getallen voor de komma wordt de verdeling over de leeftijdsgroepen:

In dit voorbeeld zijn er drie voor ontslag voor te dragen werknemers te weinig berekend. De leeftijdsgroepen met de hoogste waarden na de komma leveren de extra voor ontslag voor te dragen werknemers op. Dit is leeftijdsgroep 25-34 jaar met waarde 92 na de komma, leeftijdsgroep 35-44 jaar met waarde 80 na de komma en leeftijdsgroep 45-54 jaar met waarde 80 na de komma. De verdeling over de leeftijdsgroepen ziet er uiteindelijk als volgt uit:

Per leeftijdsgroep vaststellen welke werknemer voor ontslag in aanmerking komt

Als duidelijk is hoeveel werknemers per leeftijdsgroep moeten worden ontslagen, dan moet per leeftijdsgroep worden gekeken welke werknemer(s) voor ontslag in aanmerking komen.
U dient als werkgever daarbij eerst afscheid te nemen van de werknemers uit groep 2, 3 en 4. Als een leeftijdsgroep daardoor al voldoende heeft bijgedragen, hoeven geen andere werknemers uit die leeftijdsgroep voor ontslag te worden voorgedragen. Heeft een leeftijdsgroep nog niet voldoende bijgedragen, dan moet binnen de leeftijdsgroep worden beoordeeld welke werknemer uit groep 5 als eerste voor ontslag in aanmerking komt. Dit is de werknemer met het kortste dienstverband. Ofwel: last in, first out!

Wanneer hoeft het afspiegelingsbeginsel niet toegepast te worden?

  • Als een unieke functie komt te vervallen (dat is een functie die slechts door één werknemer wordt vervuld);
  • Als het hele bedrijf/de hele bedrijfsvestiging gaat sluiten; of
  • Als een categorie uitwisselbare functies in zijn geheel komt te vervallen.

Afwijken van afspiegelingsbeginsel is bijna nooit mogelijk

In een beperkt aantal situaties kunt u ten aanzien van bepaalde werknemers afwijken van het afspiegelingsbeginsel. Dit is het geval als:

  • een werknemer werkzaam is onder toezicht en leiding van een derde en vervanging niet van u als werkgever kan worden verlangd;
  • een werknemer onmisbaar is. Als u een beroep wilt doen op het onmisbaarheidscriterium, dan dient u aan strikte voorwaarden te voldoen. Zo dient u aan te tonen dat de werknemer beschikt over bijzondere kennis en/of bekwaamheden waardoor zijn ontslag bezwaarlijk is voor het functioneren van de onderneming. In de praktijk wordt maar zelden met succes een beroep op het onmisbaarheidscriterium gedaan; of
  • het gaat om een werknemer met een arbeidsbeperking.

Download het complete stappenplan reorganisatie

Na deze stap volgt nog een aantal stappen. Deze behandelen wij in de volgende artikelen. Wilt u alle stappen overzichtelijk teruglezen, download dan vooral het volledige stappenplan reorganisatie.

Meer informatie

Meer weten over het afspiegelingsbeginsel? Neem contact op

Heeft u vragen over het afspiegelingsbeginsel in 2020, reorganisaties of wilt u gaan reorganiseren? Neem dan gerust contact op met mij of een van de andere arbeidsrechtspecialisten.

De 10 stappen uit het Stappenplan Reorganisatie